Краткий ответ
Место в ящике быстрее всего освобождается, если сначала найти письма с большими вложениями и удалить их, включая копии в папке «Отправленные». Затем очистите папки «Удаленные» и «Нежелательная почта», а старые письма архивируйте или переместите в локальный PST-файл. Если учетная запись на Exchange или Microsoft 365, проверьте также, сколько места занимает архив на сервере.
Как проявляется проблема
- Outlook показывает уведомление о переполнении почтового ящика
- Новые сообщения не приходят, а отправители получают сообщение об ошибке
- Отправка письма прерывается с ошибкой о нехватке места
- Папки «Удаленные» и «Отправленные» растут с каждым днем
- Синхронизация на телефоне постоянно выдает ошибку
Частые причины
Большие вложения в старых письмах
Несколько писем с PDF-файлами, изображениями или архивами могут занимать сотни мегабайт. Эти файлы хранятся и в «Отправленных», и в «Входящих».
Папки не очищаются
Удаленные и нежелательные письма остаются на сервере, пока вы не очистите их вручную, поэтому место остается занятым.
Архив и другие папки на сервере
В учетных записях Exchange и Microsoft 365 архив может иметь отдельную квоту, а сообщения в других папках по-прежнему входят в квоту учетной записи. Поэтому проверьте и архив, хотя вы его не видите в основном ящике.
Синхронизация всей учетной записи на телефоне
Если телефон хранит все сообщения и вложения локально, место на устройстве быстро расходуется, и синхронизация может выдать ошибку. На саму квоту ящика на сервере это не влияет.
Малая квота учетной записи
Некоторые учетные записи имеют ограничение всего в несколько гигабайт, поэтому они заполняются быстрее, чем вы ожидаете.
Пошаговое решение
- 1
Проверьте, сколько места осталось
В Outlook откройте
File > Info > Tools > Mailbox Cleanupи посмотрите размер ящика. В Outlook в Интернете и в Gmail посмотрите уведомление о занятом месте или страницу учетной записи с хранилищем. Запишите, сколько места осталось, чтобы знать, сколько нужно освободить. - 2
Отсортируйте сообщения по размеру
В Outlook нажмите
View > View Settings > Columnsи добавьте столбецSize, затем отсортируйте по убыванию. В Gmail в поле поиска введитеsize:10Mи получите все сообщения больше 10 МБ. Так вы быстрее всего увидите, что больше всего занимает место. - 3
Удалите самые большие вложения
Откройте сообщения с самыми большими вложениями и удалите их, если они вам больше не нужны. Если содержимое нужно, сохраните вложение на диск или в облако перед удалением. Учтите, что сообщение удаляется безвозвратно только после очистки
Deleted Items. Не забудьте и папкуSent Items, где часто лежат те же большие сообщения. - 4
Очистите «Удаленные» и «Нежелательную почту»
Перед очисткой проверьте, нет ли в этих папках важных сообщений, так как очистка необратима. Щелкните правой кнопкой мыши на
Deleted Itemsи выберитеEmpty Folder. То же сделайте с папкойJunk Email. В Gmail откройтеКорзинаи очистите ее, затем то же сделайте с папкойСпам. - 5
Архивируйте старые сообщения
В Outlook выберите старые письма и используйте кнопку
Archiveили перетащите их в локальный PST-файл, который вы открыли черезFile > Open & Export > Open Outlook Data File. В Gmail используйтеАрхив, но учтите, что архивированные сообщения по-прежнему занимают квоту. - 6
Проверьте архив на сервере
В учетных записях Microsoft 365 откройте
File > Info > Account Settings > Account Settings, затем вкладкуData Filesи проверьте размер архива. Если он большой, удалите старые элементы, если они вам не нужны, или переместите их в локальный PST-файл. - 7
Уменьшите синхронизацию на телефоне
В приложении Outlook на телефоне откройте настройки учетной записи и найдите параметр периода синхронизации, например
Mail Days to Sync, и ограничьте его 30 днями. Это уменьшает место на телефоне, но не освобождает квоту на сервере. - 8
Проверьте квоту и удалите ненужные папки
В Outlook в Интернете откройте
Settings > General > Storageи посмотрите, что занимает место. Если вы уверены, что какая-то папка вам не нужна, сначала создайте архив или копию важных сообщений, затем удалите ее и в конце очиститеУдаленные.
Если ничего не помогает
Если вы удалили все, что можно, а место по-прежнему не освобождается, проверьте, не слишком ли долгий срок хранения элементов в Deleted Items или нет ли правила, которое возвращает сообщения в ящик. В учетных записях Exchange администратор может увеличить квоту или включить архив на сервере. Как временное решение переместите самые старые сообщения в локальный PST-файл, тем самым удалив их с сервера. Не удаляйте папки, содержащие деловую переписку, без предварительного архивирования, так как это приведет к потере истории общения.
Как избежать повторения
- Регулярно очищайте `Deleted Items` и `Junk Email`, лучше раз в неделю
- Отправляйте большие файлы через ссылку для общего доступа, а не как вложение
- Ограничьте период синхронизации на телефоне до 30 или 60 дней, чтобы сохранить место на устройстве
- Периодически проверяйте размер ящика в `File > Info > Tools > Mailbox Cleanup`
Когда лучше обратиться к специалисту
Если учетная запись рабочая и находится на сервере Exchange или Microsoft 365, а квота не меняется даже после удаления, обратитесь в ИТ-поддержку, чтобы проверить правила, архив и настройки квоты на сервере.
Обслуживание ИТ-инфраструктуры · Серверы, сети, резервное копирование, безопасность и helpdeskЧастые вопросы
Удаление сообщения сразу освобождает место?
Не всегда. Сообщение сначала попадает в `Deleted Items` и остается там, пока вы не очистите папку. Только после очистки место освобождается на сервере.
Освобождает ли архивирование в Gmail место?
Нет. Архивированные сообщения остаются в учетной записи и по-прежнему учитываются в квоте. Место освобождается только удалением или перемещением в локальный файл вне учетной записи.
Сколько места занимают вложения в «Отправленных»?
Каждое отправленное письмо с вложением сохраняет копию вложения в папке `Sent Items`. Поэтому удаление старых отправленных сообщений с большими вложениями часто освобождает больше всего места.