Краткий ответ
Подпись в Outlook настраивается в `File` > `Options` > `Mail` > `Signatures` (классический Outlook на компьютере), в `Параметры` > `Учетные записи` > `Подписи` (новый Outlook) или через значок шестеренки > `Учетные записи` > `Подписи` (Outlook в Интернете). Там вы выбираете имя подписи, текст и для каких учетных записей и типов новых сообщений она добавляется автоматически. Если изменения не видны, проверьте, редактируете ли вы нужную подпись и выбрана ли она для новых сообщений, ответов и пересылки.
Как проявляется проблема
- Подпись не появляется в новом сообщении или появляется только в ответах
- Старая подпись остается даже после изменения текста или логотипа
- Подпись добавляется к неправильной учетной записи или в неправильный тип сообщения
- Изображение или логотип в подписи не виден получателю
- Подпись отсутствует в Outlook в Интернете или на телефоне
Частые причины
Для нового сообщения выбрана неправильная подпись
Outlook ведет отдельные настройки для нового сообщения, ответа и пересылки. Если подпись настроена только для ответов, в новом сообщении она не появится.
Изменение не сохранено или сделано на другом устройстве
Подпись, сохраненная в Outlook в Интернете, не обязательно сразу переносится в Outlook на компьютере, и наоборот. Проверьте, где вы сделали изменение.
Несколько учетных записей в одном профиле
Когда в Outlook подключено несколько учетных записей, подпись назначается отдельно каждой учетной записи. Легко изменить не ту.
Изображение в подписи вставлено неправильно
Если изображение вставлено как ссылка на файл на компьютере, получатель его не увидит. Изображение должно быть вставлено в саму подпись.
Подпись меняют надстройка, шаблон или серверное правило
Надстройки, шаблоны и серверные правила могут добавлять или изменять содержимое в сообщении, поэтому кажется, что настройки подписи не работают.
Пошаговое решение
- 1
Откройте настройки подписи в Outlook на компьютере
В Outlook нажмите
File>Options>Mail>Signatures. Откроется окно, в котором вы видите список подписей слева и поле для редактирования справа. Если вы используете новый Outlook, путь:Параметры>Учетные записи>Подписи. - 2
Создайте новую подпись
Нажмите
New, введите имя подписи (например, «Рабочая») и в поле ниже введите текст. Имя подписи это только внутренняя метка, и оно не видно в сообщении. - 3
Отредактируйте текст и добавьте изображение
Используйте панель инструментов над полем для форматирования текста. Изображение добавьте через значок изображения на панели, а не как ссылку на файл на компьютере, чтобы оно было встроено в подпись. Избегайте слишком больших изображений, так как они увеличивают размер сообщения.
- 4
Назначьте подпись учетной записи и типу сообщения
В разделе
Choose default signatureвыберите учетную запись, затем рядом сNew messagesиReplies/forwardsустановите нужную подпись или опцию(none). Повторите это для каждой используемой учетной записи. - 5
Сохраните и проверьте в новом сообщении
Нажмите
OK(в новом Outlook наСохранить) и закройте окно. Откройте новое сообщение и проверьте, появляется ли подпись. Если нет, вернитесь в настройки и проверьте, выбрана ли правильная учетная запись. - 6
Измените подпись в Outlook в Интернете
Откройте Outlook в браузере, нажмите на значок шестеренки и выберите
Учетные записи>Подписи. Выберите подпись, измените текст и нажмитеСохранить. Здесь вы также можете включить автоматическое добавление подписи в новые сообщения и ответы. - 7
Удалите ненужную подпись
В списке подписей выберите ту, которую не используете, и нажмите
Delete. Затем проверьте, не осталась ли она выбранной для какой-либо учетной записи, так как в этом случае для этой учетной записи подпись не будет добавляться, пока вы не выберете другую. - 8
Проверьте подпись на телефоне
В приложении Outlook на телефоне подпись часто настраивается отдельно, в настройках приложения. Если подпись отличается от той, что на компьютере, измените ее и там или отключите, чтобы не было путаницы.
Если подпись все еще не меняется
Сначала проверьте, не указано ли в сообщении, что вы используете другую учетную запись, так как подпись привязана к учетной записи, с которой отправляете. Затем посмотрите, не изменяет ли какая-либо надстройка содержимое сообщения перед отправкой или не добавляет ли серверное правило нижний колонтитул. В классическом Outlook можно просмотреть локальные правила через File > Manage Rules & Alerts, но имейте в виду, что правила в Outlook в основном обрабатывают входящие сообщения. Если вы используете общий почтовый ящик или подпись, заданную администратором, изменения на вашем компьютере могут быть временными. В этом случае обратитесь к человеку, который управляет учетными записями. Как временное решение, вы можете хранить подпись в заметках и вставлять ее вручную, но это не постоянное решение.
Как избежать повторения
- После каждого изменения отправьте пробное сообщение себе и проверьте вид на телефоне
- Используйте простой текст и небольшое изображение вместо сложного форматирования, которое ломается в чужих программах
- Запомните, где вы настроили подпись, и меняйте ее в том же месте
- Периодически просматривайте список подписей и удаляйте те, которые больше не используете
Когда лучше обратиться к специалисту
Обратитесь в ИТ-поддержку, если подпись меняется сама по себе, если ее навязывает правило или администратор, или если в компании существует обязательная единая подпись, которую вы не можете изменить.
Обслуживание ИТ-инфраструктуры · Серверы, сети, резервное копирование, безопасность и helpdeskЧастые вопросы
Почему подпись появляется только в ответах, а не в новых сообщениях?
Потому что в настройках подпись назначена опции `Replies/forwards`, а не опции `New messages`. Откройте настройки подписи и установите ту же подпись и для новых сообщений.
Переносится ли подпись из Outlook в Интернете в Outlook на компьютере?
Зависит от версии и учетной записи. В более новом Outlook и учетных записях Microsoft 365 подпись может синхронизироваться, тогда как классический Outlook на компьютере хранит подпись локально. Проверьте в обоих местах.
Можно ли иметь разные подписи для нескольких учетных записей?
Да. В настройках подписи каждой учетной записи отдельно назначается подпись для новых сообщений и для ответов. Проверьте, что для каждой учетной записи выбрана нужная подпись.