Kurze Antwort
Die Signatur in Outlook richten Sie unter `Datei` > `Optionen` > `E-Mail` > `Signaturen` ein (klassisches Outlook am PC), unter `Einstellungen` > `Konten` > `Signaturen` (neues Outlook) oder über das Zahnradsymbol > `Konten` > `Signaturen` (Outlook im Web). Dort wählen Sie den Namen der Signatur, den Text und für welche Konten und Nachrichtentypen sie automatisch eingefügt wird. Wenn Änderungen nicht sichtbar sind, prüfen Sie, ob Sie die richtige Signatur bearbeiten und ob sie für neue Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen ausgewählt ist.
So erkennen Sie das Problem
- Die Signatur erscheint nicht in neuen Nachrichten oder nur in Antworten
- Die alte Signatur bleibt auch nach Änderung von Text oder Logo bestehen
- Die Signatur wird dem falschen Konto oder dem falschen Nachrichtentyp hinzugefügt
- Ein Bild oder Logo in der Signatur ist beim Empfänger nicht sichtbar
- Die Signatur fehlt in Outlook im Web oder auf dem Smartphone
Häufigste Ursachen
Falsche Signatur für neue Nachrichten ausgewählt
Outlook hat getrennte Einstellungen für neue Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen. Wenn die Signatur nur für Antworten eingestellt ist, erscheint sie nicht in neuen Nachrichten.
Änderung nicht gespeichert oder auf einem anderen Gerät vorgenommen
Eine in Outlook im Web gespeicherte Signatur wird nicht unbedingt sofort in Outlook am PC übernommen und umgekehrt. Prüfen Sie, wo Sie die Änderung vorgenommen haben.
Mehrere Konten im selben Profil
Wenn in Outlook mehrere Konten verbunden sind, wird die Signatur jedem Konto einzeln zugewiesen. Es ist leicht, das falsche zu bearbeiten.
Bild in der Signatur nicht richtig eingefügt
Wenn das Bild als Verknüpfung zu einer Datei auf dem Computer eingefügt wurde, sieht der Empfänger es nicht. Das Bild muss in die Signatur selbst eingefügt werden.
Signatur wird durch Add-In, Vorlage oder Serverregel geändert
Add-Ins, Vorlagen und Serverregeln können Inhalte in der Nachricht hinzufügen oder ändern, sodass es scheint, als würden die Signatur-Einstellungen nicht funktionieren.
Lösung Schritt für Schritt
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Signatur-Einstellungen in Outlook am PC öffnen
Klicken Sie in Outlook auf
Datei>Optionen>E-Mail>Signaturen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie links die Liste der Signaturen und rechts das Bearbeitungsfeld sehen. Wenn Sie das neue Outlook verwenden, lautet der PfadEinstellungen>Konten>Signaturen. - 2
Neue Signatur erstellen
Klicken Sie auf
Neu, geben Sie einen Namen für die Signatur ein (zum Beispiel „Geschäftlich“) und schreiben Sie den Text in das Feld darunter. Der Name der Signatur ist nur eine interne Bezeichnung und wird in der Nachricht nicht angezeigt. - 3
Text bearbeiten und Bild hinzufügen
Verwenden Sie die Symbolleiste über dem Feld zur Textformatierung. Fügen Sie ein Bild über das Bildsymbol in der Leiste ein, nicht als Verknüpfung zu einer Datei auf dem Computer, damit es in die Signatur eingebettet wird. Vermeiden Sie zu große Bilder, da sie die Größe der Nachricht erhöhen.
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Signatur dem Konto und Nachrichtentyp zuweisen
Wählen Sie im Bereich
Standardsignatur auswählendas Konto und stellen Sie nebenNeue NachrichtenundAntworten/Weiterleitungendie gewünschte Signatur oder die Option(Keine)ein. Wiederholen Sie dies für jedes Konto, das Sie verwenden. - 5
Speichern und in einer neuen Nachricht prüfen
Klicken Sie auf
OK(im neuen Outlook aufSpeichern) und schließen Sie das Fenster. Öffnen Sie eine neue Nachricht und prüfen Sie, ob die Signatur erscheint. Wenn nicht, kehren Sie zu den Einstellungen zurück und prüfen Sie, ob das richtige Konto ausgewählt ist. - 6
Signatur in Outlook im Web ändern
Öffnen Sie Outlook im Browser, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie
Konten>Signaturen. Wählen Sie die Signatur, ändern Sie den Text und klicken Sie aufSpeichern. Hier können Sie auch das automatische Hinzufügen der Signatur zu neuen Nachrichten und Antworten aktivieren. - 7
Nicht benötigte Signatur entfernen
Wählen Sie in der Signaturliste die nicht verwendete Signatur und klicken Sie auf
Löschen. Prüfen Sie anschließend, ob sie nicht noch für ein Konto ausgewählt ist, denn in diesem Fall wird für dieses Konto keine Signatur hinzugefügt, bis Sie eine andere auswählen. - 8
Signatur auf dem Smartphone prüfen
In der Outlook-App auf dem Smartphone wird die Signatur oft separat in den App-Einstellungen festgelegt. Wenn die Signatur von der am PC abweicht, ändern Sie sie auch dort oder deaktivieren Sie sie, um Verwirrung zu vermeiden.
Wenn sich die Signatur weiterhin nicht ändert
Prüfen Sie zuerst, ob in der Nachricht steht, dass Sie ein anderes Konto verwenden, denn die Signatur ist an das Konto gebunden, von dem Sie senden. Sehen Sie dann nach, ob ein Add-In den Inhalt der Nachricht vor dem Senden ändert oder ob eine Serverregel eine Fußzeile hinzufügt. Im klassischen Outlook können Sie lokale Regeln über Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten einsehen, beachten Sie jedoch, dass Regeln in Outlook hauptsächlich eingehende Nachrichten verarbeiten. Wenn Sie ein freigegebenes Postfach oder eine vom Administrator festgelegte Signatur verwenden, können Änderungen auf Ihrem Computer vorübergehend sein. Wenden Sie sich in diesem Fall an die Person, die die Konten verwaltet. Als vorübergehende Lösung können Sie die Signatur in Notizen speichern und manuell einfügen, aber das ist keine dauerhafte Lösung.
So beugen Sie vor
- Senden Sie nach jeder Änderung eine Testnachricht an sich selbst und prüfen Sie die Darstellung auf dem Smartphone
- Verwenden Sie einfachen Text und ein kleines Bild statt einer komplexen Formatierung, die in fremden Programmen umbricht
- Merken Sie sich, wo Sie die Signatur eingerichtet haben, und ändern Sie sie an derselben Stelle
- Überprüfen Sie gelegentlich die Signaturliste und löschen Sie nicht mehr verwendete Signaturen
Wann Sie einen Profi rufen sollten
Wenden Sie sich an den IT-Support, wenn sich die Signatur von selbst ändert, wenn sie durch eine Regel oder den Administrator vorgegeben wird oder wenn im Unternehmen eine einheitliche Pflichtsignatur existiert, die Sie nicht ändern können.
IT-Infrastruktur-Wartung · Server, Netzwerke, Backup, Sicherheit und HelpdeskHäufige Fragen
Warum erscheint meine Signatur nur in Antworten, aber nicht in neuen Nachrichten?
Weil in den Einstellungen die Signatur der Option `Antworten/Weiterleitungen` und nicht der Option `Neue Nachrichten` zugewiesen ist. Öffnen Sie die Signatur-Einstellungen und legen Sie dieselbe Signatur auch für neue Nachrichten fest.
Wird die Signatur aus Outlook im Web in Outlook am PC übernommen?
Das hängt von der Version und dem Konto ab. Im neueren Outlook und bei Microsoft 365-Konten kann die Signatur synchronisiert werden, während das klassische Outlook am PC die Signatur lokal speichert. Prüfen Sie beide Orte.
Kann ich unterschiedliche Signaturen für mehrere Konten haben?
Ja. In den Signatur-Einstellungen weisen Sie jedem Konto separat eine Signatur für neue Nachrichten und für Antworten zu. Prüfen Sie, ob für jedes Konto die gewünschte Signatur ausgewählt ist.