Kurze Antwort
Speicherplatz im Postfach geben Sie am schnellsten frei, indem Sie zuerst Nachrichten mit großen Anhängen finden und löschen, einschließlich der Kopien im Ordner „Gesendete Elemente“. Leeren Sie dann die Ordner „Gelöschte Elemente“ und „Junk-E-Mail“, und archivieren Sie alte E-Mails oder verschieben Sie sie in eine lokale PST-Datei. Bei einem Exchange- oder Microsoft 365-Konto prüfen Sie auch, wie viel Speicherplatz das Archiv auf dem Server belegt.
So erkennen Sie das Problem
- Outlook zeigt die Meldung, dass das Postfach voll ist
- Neue Nachrichten kommen nicht an, und Absender erhalten eine Fehlermeldung
- Das Senden einer E-Mail bricht mit einem Fehler über fehlenden Speicherplatz ab
- Die Ordner „Gelöschte Elemente“ und „Gesendete Elemente“ wachsen von Tag zu Tag
- Die Synchronisierung auf dem Telefon meldet ständig einen Fehler
Häufigste Ursachen
Große Anhänge in alten Nachrichten
Einige E-Mails mit PDFs, Bildern oder Archiven können mehrere hundert Megabyte belegen. Diese Dateien werden sowohl in „Gesendete Elemente“ als auch in „Posteingang“ gespeichert.
Ordner werden nicht geleert
Gelöschte Elemente und Junk-E-Mails bleiben auf dem Server, bis Sie sie manuell leeren, sodass der Speicherplatz belegt bleibt.
Archiv und andere Ordner auf dem Server
Bei Exchange- und Microsoft 365-Konten kann das Archiv ein separates Kontingent haben, und Nachrichten in anderen Ordnern zählen weiterhin zum Kontingent des Kontos. Prüfen Sie daher auch das Archiv, obwohl Sie es nicht im Hauptpostfach sehen.
Synchronisierung des gesamten Kontos auf dem Telefon
Wenn das Telefon alle Nachrichten und Anhänge lokal speichert, wird der Speicherplatz auf dem Gerät schnell knapp, und die Synchronisierung kann einen Fehler melden. Auf das Kontingent des Postfachs auf dem Server hat das keinen Einfluss.
Das Kontingent des Kontos ist klein
Einige Konten haben ein Limit von nur wenigen Gigabyte, sodass sie schneller voll sind als erwartet.
Lösung Schritt für Schritt
- 1
Prüfen Sie, wie viel Speicherplatz noch frei ist
Öffnen Sie in Outlook
File > Info > Tools > Mailbox Cleanupund sehen Sie sich die Größe des Postfachs an. In Outlook im Web und in Gmail sehen Sie den Hinweis zur Speicherbelegung oder die Kontoseite mit dem Speicher. Notieren Sie, wie viel Speicherplatz noch frei ist, damit Sie wissen, wie viel Sie freigeben müssen. - 2
Sortieren Sie Nachrichten nach Größe
Klicken Sie in Outlook auf
View > View Settings > Columns, fügen Sie die SpalteSizehinzu und sortieren Sie absteigend. Geben Sie in Gmail in das Suchfeldsize:10Mein, um alle Nachrichten größer als 10 MB zu erhalten. So sehen Sie am schnellsten, was den meisten Speicherplatz belegt. - 3
Löschen Sie die größten Anhänge
Öffnen Sie die Nachrichten mit den größten Anhängen und löschen Sie sie, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Wenn Sie den Inhalt benötigen, speichern Sie den Anhang vor dem Löschen auf der Festplatte oder in der Cloud. Beachten Sie, dass die Nachricht erst dauerhaft entfernt wird, wenn Sie
Deleted Itemsleeren. Vergessen Sie auch den OrdnerSent Itemsnicht, in dem oft dieselben großen Nachrichten liegen. - 4
Leeren Sie Gelöschte Elemente und Junk-E-Mail
Prüfen Sie vor dem Leeren, ob sich in diesen Ordnern wichtige Nachrichten befinden, denn das Leeren ist unwiderruflich. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
Deleted Itemsund wählen SieEmpty Folder. Tun Sie dasselbe mit dem OrdnerJunk Email. Öffnen Sie in GmailPapierkorbund leeren Sie ihn, und tun Sie dasselbe mit dem OrdnerSpam. - 5
Archivieren Sie alte Nachrichten
Wählen Sie in Outlook alte E-Mails aus und verwenden Sie die Schaltfläche
Archive, oder ziehen Sie sie in eine lokale PST-Datei, die Sie überFile > Open & Export > Open Outlook Data Filegeöffnet haben. Verwenden Sie in GmailArchivieren, beachten Sie aber, dass archivierte Nachrichten weiterhin zum Kontingent zählen. - 6
Prüfen Sie das Archiv auf dem Server
Öffnen Sie bei Microsoft 365-Konten
File > Info > Account Settings > Account Settings, dann die RegisterkarteData Files, und prüfen Sie die Größe des Archivs. Wenn es groß ist, löschen Sie alte Elemente, wenn Sie sie nicht benötigen, oder verschieben Sie sie in eine lokale PST-Datei. - 7
Reduzieren Sie die Synchronisierung auf dem Telefon
Öffnen Sie in der Outlook-App auf dem Telefon die Kontoeinstellungen und suchen Sie die Option für den Synchronisierungszeitraum, zum Beispiel
Mail Days to Sync, und begrenzen Sie sie auf 30 Tage. Das reduziert den Speicherplatz auf dem Telefon, gibt aber kein Kontingent auf dem Server frei. - 8
Prüfen Sie das Kontingent und löschen Sie unnötige Ordner
Öffnen Sie in Outlook im Web
Settings > General > Storageund sehen Sie nach, was Speicherplatz belegt. Wenn Sie sicher sind, dass Sie einen Ordner nicht benötigen, erstellen Sie zuerst eine Archivierung oder Kopie der wichtigen Nachrichten, löschen Sie ihn dann und leeren Sie abschließendGelöschte Elemente.
Wenn nichts hilft
Wenn Sie alles gelöscht haben, was möglich ist, der Speicherplatz aber weiterhin nicht freigegeben wird, prüfen Sie, ob die Aufbewahrungsfrist für Elemente in Deleted Items zu lang ist oder ob eine Regel Nachrichten in das Postfach zurückholt. Bei Exchange-Konten kann der Administrator das Kontingent erhöhen oder das Archiv auf dem Server aktivieren. Verschieben Sie als vorübergehende Lösung die ältesten Nachrichten in eine lokale PST-Datei, wodurch sie vom Server entfernt werden. Löschen Sie keine Ordner mit geschäftlicher Korrespondenz ohne vorherige Archivierung, da sonst die Kommunikation nicht mehr nachvollziehbar ist.
So beugen Sie vor
- Leeren Sie `Deleted Items` und `Junk Email` regelmäßig, am besten einmal pro Woche
- Senden Sie große Dateien über einen Freigabelink und nicht als Anhang
- Begrenzen Sie den Synchronisierungszeitraum auf dem Telefon auf 30 oder 60 Tage, um Speicherplatz des Geräts zu sparen
- Prüfen Sie gelegentlich die Größe des Postfachs unter `File > Info > Tools > Mailbox Cleanup`
Wann Sie einen Profi rufen sollten
Wenn das Konto geschäftlich ist und auf einem Exchange- oder Microsoft 365-Server liegt und sich das Kontingent auch nach dem Löschen nicht ändert, wenden Sie sich an den IT-Support, damit dieser Regeln, Archiv und Kontingenteinstellungen auf dem Server prüft.
IT-Infrastruktur-Wartung · Server, Netzwerke, Backup, Sicherheit und HelpdeskHäufige Fragen
Gibt das Löschen einer Nachricht sofort Speicherplatz frei?
Nicht immer. Die Nachricht gelangt zuerst in `Deleted Items` und bleibt dort, bis Sie den Ordner leeren. Erst nach dem Leeren wird der Speicherplatz auf dem Server freigegeben.
Gibt das Archivieren in Gmail Speicherplatz frei?
Nein. Archivierte Nachrichten bleiben im Konto und zählen weiterhin zum Kontingent. Speicherplatz geben Sie nur durch Löschen oder Verschieben in eine lokale Datei außerhalb des Kontos frei.
Wie viel Speicherplatz belegen Anhänge in „Gesendete Elemente“?
Jede gesendete E-Mail mit Anhang speichert eine Kopie des Anhangs im Ordner `Sent Items`. Daher gibt das Löschen alter gesendeter Nachrichten mit großen Anhängen oft am meisten Speicherplatz frei.