Кратак одговор
Простор у сандучету најбрже ослобађате ако прво пронађете поруке са великим прилозима и обришете их, укључујући копије у фасцикли „Послато“. Затим испразните фасцикле „Избрисане ставке“ и „Нежељена пошта“, а старе мејлове архивирајте или пребаците у локални PST фајл. Ако је налог на Exchange или Microsoft 365, проверите и колико простора заузима архива на серверу.
Како се проблем препознаје
- Outlook приказује обавештење да је поштанско сандуче пуно
- Нове поруке не стижу, а пошиљаоци добијају поруку о грешци
- Слање мејла се прекида уз грешку о недостатку простора
- Фасцикле „Избрисане ставке“ и „Послато“ расту из дана у дан
- Синхронизација на телефону стално пријављује грешку
Најчешћи узроци
Велики прилози у старим порукама
Неколико мејлова са PDF-овима, сликама или архивама може да заузме више стотина мегабајта. Ти фајлови се чувају и у „Послато“ и у „Примљено“.
Фасцикле се не празне
Избрисане ставке и нежељена пошта остају на серверу док их ручно не испразните, па простор остаје заузет.
Архива и друге фасцикле на серверу
Код Exchange и Microsoft 365 налога архива може имати одвојену квоту, а поруке у другим фасциклама и даље улазе у квоту налога. Зато проверите и архиву, иако је не видите у главном сандучету.
Синхронизација целог налога на телефону
Ако телефон чува све поруке и прилоге локално, простор се брзо троши на уређају и синхронизација може да пријави грешку. На саму квоту сандучета на серверу то не утиче.
Квота налога је мала
Неки налози имају ограничење од свега неколико гигабајта, па се пуни брже него што очекујете.
Решење корак по корак
- 1
Проверите колико је простора остало
У Outlooku отворите
File > Info > Tools > Mailbox Cleanupи погледајте величину сандучета. У Outlooku на вебу и у Гмаилу погледајте обавештење о заузећу простора или страницу налога са складиштем. Запишите колико је простора остало да бисте знали колико морате да ослободите. - 2
Сортирајте поруке по величини
У Outlooku кликните на
View > View Settings > Columnsи додајте колонуSize, па сортирајте опадајуће. У Гмаилу у поље за претрагу укуцајтеsize:10Mи добићете све поруке веће од 10 MB. Тако најбрже видите шта највише троши простор. - 3
Обришите највеће прилоге
Отворите поруке са највећим прилозима и обришите их ако вам више не требају. Ако вам треба садржај, сачувајте прилог на диск или у цлоуд пре брисања. Имајте у виду да се порука трајно уклања тек када испразните
Deleted Items. Не заборавите и фасциклуSent Items, где често стоје исте велике поруке. - 4
Испразните Избрисане ставке и Нежељену пошту
Пре пражњења проверите да у тим фасциклама нема важних порука, јер је пражњење неповратно. Кликните десним тастером на
Deleted Itemsи изаберитеEmpty Folder. Исто урадите са фасцикломJunk Email. У Гмаилу отворитеOtpadи испразните га, па исто урадите са фасцикломNeželjena pošta. - 5
Архивирајте старе поруке
У Outlooku изаберите старе мејлове и користите дугме
Archiveили их превуците у локални PST фајл који сте отворили прекоFile > Open & Export > Open Outlook Data File. У Гмаилу користитеArhiva, али имајте у виду да архивиране поруке и даље заузимају квоту. - 6
Проверите архиву на серверу
Код Microsoft 365 налога отворите
File > Info > Account Settings > Account Settings, па картицуData Filesи проверите величину архиве. Ако је велика, обришите старе ставке ако вам не требају или их пребаците у локални PST фајл. - 7
Смањите синхронизацију на телефону
У Outlook апликацији на телефону отворите подешавања налога и пронађите опцију за период синхронизације, на пример
Mail Days to Sync, па је ограничите на 30 дана. То смањује простор на телефону, али не ослобађа квоту на серверу. - 8
Проверите квоту и обришите непотребне фасцикле
У Outlooku на вебу отворите
Settings > General > Storageи погледајте шта заузима простор. Ако сте сигурни да вам нека фасцикла не треба, прво направите архиву или копију важних порука, па је обришите и на крају испразнитеIzbrisane stavke.
Ако ништа не помогне
Ако сте обрисали све што можете, а простор се и даље не ослобађа, проверите да ли је период чувања ставки у Deleted Items предугачак или да ли постоји правило које враћа поруке у сандуче. Код Exchange налога администратор може да повећа квоту или да укључи архиву на серверу. Као привремено решење, пребаците најстарије поруке у локални PST фајл, чиме се уклањају са сервера. Не бришите фасцикле које садрже пословну преписку без претходне архиве, јер се тако губи траг о комуникацији.
Како да спречите да се понови
- Редовно празните `Deleted Items` и `Junk Email`, најбоље једном недељно
- Шаљите велике фајлове преко линка за дељење, а не као прилог
- Ограничите период синхронизације на телефону на 30 или 60 дана да сачувате простор уређаја
- Повремено проверите величину сандучета у `File > Info > Tools > Mailbox Cleanup`
Када је боље позвати стручњака
Ако је налог пословни и на Exchange или Microsoft 365 серверу, а квота се не мења ни после брисања, обратите се IT подршци да провере правила, архиву и подешавања квоте на серверу.
Одржавање IT инфраструктуре · Сервери, мреже, backup, безбедност и хелпдескЧеста питања
Да ли брисање поруке одмах ослобађа простор?
Не увек. Порука прво одлази у `Deleted Items` и тамо остаје док не испразните фасциклу. Тек након пражњења простор се ослобађа на серверу.
Да ли архивирање у Гмаилу ослобађа простор?
Не. Архивиране поруке остају у налогу и даље се рачунају у квоту. Простор ослобађате само брисањем или пребацивањем у локални фајл ван налога.
Колико простора заузимају прилози у „Послато“?
Сваки послати мејл са прилогом чува копију прилога у фасцикли `Sent Items`. Зато брисање старих послатих порука са великим прилозима често ослободи највише простора.