Kratak odgovor
Prostor u sandučetu najbrže oslobađate ako prvo pronađete poruke sa velikim prilozima i obrišete ih, uključujući kopije u fascikli „Poslato“. Zatim ispraznite fascikle „Izbrisane stavke“ i „Neželjena pošta“, a stare mejlove arhivirajte ili prebacite u lokalni PST fajl. Ako je nalog na Exchange ili Microsoft 365, proverite i koliko prostora zauzima arhiva na serveru.
Kako se problem prepoznaje
- Outlook prikazuje obaveštenje da je poštansko sanduče puno
- Nove poruke ne stižu, a pošiljaoci dobijaju poruku o grešci
- Slanje mejla se prekida uz grešku o nedostatku prostora
- Fascikle „Izbrisane stavke“ i „Poslato“ rastu iz dana u dan
- Sinhronizacija na telefonu stalno prijavljuje grešku
Najčešći uzroci
Veliki prilozi u starim porukama
Nekoliko mejlova sa PDF-ovima, slikama ili arhivama može da zauzme više stotina megabajta. Ti fajlovi se čuvaju i u „Poslato“ i u „Primljeno“.
Fascikle se ne prazne
Izbrisane stavke i neželjena pošta ostaju na serveru dok ih ručno ne ispraznite, pa prostor ostaje zauzet.
Arhiva i druge fascikle na serveru
Kod Exchange i Microsoft 365 naloga arhiva može imati odvojenu kvotu, a poruke u drugim fasciklama i dalje ulaze u kvotu naloga. Zato proverite i arhivu, iako je ne vidite u glavnom sandučetu.
Sinhronizacija celog naloga na telefonu
Ako telefon čuva sve poruke i priloge lokalno, prostor se brzo troši na uređaju i sinhronizacija može da prijavi grešku. Na samu kvotu sandučeta na serveru to ne utiče.
Kvota naloga je mala
Neki nalozi imaju ograničenje od svega nekoliko gigabajta, pa se puni brže nego što očekujete.
Rešenje korak po korak
- 1
Proverite koliko je prostora ostalo
U Outlooku otvorite
File > Info > Tools > Mailbox Cleanupi pogledajte veličinu sandučeta. U Outlooku na vebu i u Gmailu pogledajte obaveštenje o zauzeću prostora ili stranicu naloga sa skladištem. Zapišite koliko je prostora ostalo da biste znali koliko morate da oslobodite. - 2
Sortirajte poruke po veličini
U Outlooku kliknite na
View > View Settings > Columnsi dodajte kolonuSize, pa sortirajte opadajuće. U Gmailu u polje za pretragu ukucajtesize:10Mi dobićete sve poruke veće od 10 MB. Tako najbrže vidite šta najviše troši prostor. - 3
Obrišite najveće priloge
Otvorite poruke sa najvećim prilozima i obrišite ih ako vam više ne trebaju. Ako vam treba sadržaj, sačuvajte prilog na disk ili u cloud pre brisanja. Imajte u vidu da se poruka trajno uklanja tek kada ispraznite
Deleted Items. Ne zaboravite i fascikluSent Items, gde često stoje iste velike poruke. - 4
Ispraznite Izbrisane stavke i Neželjenu poštu
Pre pražnjenja proverite da u tim fasciklama nema važnih poruka, jer je pražnjenje nepovratno. Kliknite desnim tasterom na
Deleted Itemsi izaberiteEmpty Folder. Isto uradite sa fasciklomJunk Email. U Gmailu otvoriteOtpadi ispraznite ga, pa isto uradite sa fasciklomNeželjena pošta. - 5
Arhivirajte stare poruke
U Outlooku izaberite stare mejlove i koristite dugme
Archiveili ih prevucite u lokalni PST fajl koji ste otvorili prekoFile > Open & Export > Open Outlook Data File. U Gmailu koristiteArhiva, ali imajte u vidu da arhivirane poruke i dalje zauzimaju kvotu. - 6
Proverite arhivu na serveru
Kod Microsoft 365 naloga otvorite
File > Info > Account Settings > Account Settings, pa karticuData Filesi proverite veličinu arhive. Ako je velika, obrišite stare stavke ako vam ne trebaju ili ih prebacite u lokalni PST fajl. - 7
Smanjite sinhronizaciju na telefonu
U Outlook aplikaciji na telefonu otvorite podešavanja naloga i pronađite opciju za period sinhronizacije, na primer
Mail Days to Sync, pa je ograničite na 30 dana. To smanjuje prostor na telefonu, ali ne oslobađa kvotu na serveru. - 8
Proverite kvotu i obrišite nepotrebne fascikle
U Outlooku na vebu otvorite
Settings > General > Storagei pogledajte šta zauzima prostor. Ako ste sigurni da vam neka fascikla ne treba, prvo napravite arhivu ili kopiju važnih poruka, pa je obrišite i na kraju isprazniteIzbrisane stavke.
Ako ništa ne pomogne
Ako ste obrisali sve što možete, a prostor se i dalje ne oslobađa, proverite da li je period čuvanja stavki u Deleted Items predugačak ili da li postoji pravilo koje vraća poruke u sanduče. Kod Exchange naloga administrator može da poveća kvotu ili da uključi arhivu na serveru. Kao privremeno rešenje, prebacite najstarije poruke u lokalni PST fajl, čime se uklanjaju sa servera. Ne brišite fascikle koje sadrže poslovnu prepisku bez prethodne arhive, jer se tako gubi trag o komunikaciji.
Kako da sprečite da se ponovi
- Redovno praznite `Deleted Items` i `Junk Email`, najbolje jednom nedeljno
- Šaljite velike fajlove preko linka za deljenje, a ne kao prilog
- Ograničite period sinhronizacije na telefonu na 30 ili 60 dana da sačuvate prostor uređaja
- Povremeno proverite veličinu sandučeta u `File > Info > Tools > Mailbox Cleanup`
Kada je bolje pozvati stručnjaka
Ako je nalog poslovni i na Exchange ili Microsoft 365 serveru, a kvota se ne menja ni posle brisanja, obratite se IT podršci da provere pravila, arhivu i podešavanja kvote na serveru.
Održavanje IT infrastrukture · Serveri, mreže, backup, bezbednost i helpdeskČesta pitanja
Da li brisanje poruke odmah oslobađa prostor?
Ne uvek. Poruka prvo odlazi u `Deleted Items` i tamo ostaje dok ne ispraznite fasciklu. Tek nakon pražnjenja prostor se oslobađa na serveru.
Da li arhiviranje u Gmailu oslobađa prostor?
Ne. Arhivirane poruke ostaju u nalogu i dalje se računaju u kvotu. Prostor oslobađate samo brisanjem ili prebacivanjem u lokalni fajl van naloga.
Koliko prostora zauzimaju prilozi u „Poslato“?
Svaki poslati mejl sa prilogom čuva kopiju priloga u fascikli `Sent Items`. Zato brisanje starih poslatih poruka sa velikim prilozima često oslobodi najviše prostora.