Kısa cevap
Gelen kutusundaki alanı en hızlı şekilde, önce büyük ekli iletileri bulup silerek ve "Gönderilmiş Öğeler" klasöründeki kopyaları da dahil ederek boşaltırsınız. Ardından "Silinmiş Öğeler" ve "Gereksiz E-posta" klasörlerini boşaltın, eski e-postaları arşivleyin veya yerel bir PST dosyasına taşıyın. Hesap Exchange veya Microsoft 365 üzerindeyse, sunucudaki arşivin ne kadar yer kapladığını da kontrol edin.
Sorun nasıl anlaşılır
- Outlook posta kutusunun dolu olduğuna dair bir uyarı gösteriyor
- Yeni iletiler gelmiyor ve gönderenler hata iletisi alıyor
- E-posta gönderme işlemi yetersiz alan hatasıyla kesiliyor
- "Silinmiş Öğeler" ve "Gönderilmiş Öğeler" klasörleri her geçen gün büyüyor
- Telefonda eşitleme sürekli hata bildiriyor
En yaygın nedenler
Eski iletilerdeki büyük ekler
PDF, resim veya arşiv içeren birkaç e-posta yüzlerce megabayt yer kaplayabilir. Bu dosyalar hem "Gönderilmiş Öğeler" hem de "Gelen Kutusu" içinde saklanır.
Klasörler boşaltılmıyor
Silinmiş Öğeler ve Gereksiz E-posta, siz elle boşaltana kadar sunucuda kalır ve alan kullanılmaya devam eder.
Sunucudaki arşiv ve diğer klasörler
Exchange ve Microsoft 365 hesaplarında arşivin ayrı bir kotası olabilir, ancak diğer klasörlerdeki iletiler hâlâ hesap kotasına dahildir. Bu nedenle ana gelen kutusunda görünmese bile arşivi de kontrol edin.
Telefonda tüm hesabın eşitlenmesi
Telefon tüm iletileri ve ekleri yerel olarak saklıyorsa cihazdaki alan hızla tükenir ve eşitleme hata bildirebilir. Bu durum sunucudaki posta kutusu kotasını etkilemez.
Hesap kotası küçük
Bazı hesapların sınırı yalnızca birkaç gigabayttır ve beklediğinizden daha hızlı dolar.
Adım adım çözüm
- 1
Ne kadar alan kaldığını kontrol edin
Outlook'ta
File > Info > Tools > Mailbox Cleanupyolunu izleyin ve posta kutusu boyutuna bakın. Outlook web ve Gmail'de depolama kullanımı uyarısına veya hesap sayfasındaki depolama bilgisine bakın. Ne kadar alan boşaltmanız gerektiğini bilmek için kalan alanı not edin. - 2
İletileri boyuta göre sıralayın
Outlook'ta
View > View Settings > Columnsseçeneğine tıklayın veSizesütununu ekleyin, ardından azalan şekilde sıralayın. Gmail'de arama kutusunasize:10Myazın ve 10 MB'tan büyük tüm iletileri elde edin. Böylece en çok yeri neyin kapladığını en hızlı şekilde görürsünüz. - 3
En büyük ekleri silin
En büyük ekli iletileri açın ve artık ihtiyacınız yoksa silin. İçeriğe ihtiyacınız varsa silmeden önce eki diske veya buluta kaydedin. İletinin kalıcı olarak yalnızca
Deleted Itemsklasörünü boşalttığınızda kaldırıldığını unutmayın. Aynı büyük iletilerin sıklıkla bulunduğuSent Itemsklasörünü de unutmayın. - 4
Silinmiş Öğeler ve Gereksiz E-posta klasörlerini boşaltın
Boşaltmadan önce bu klasörlerde önemli ileti olmadığından emin olun, çünkü boşaltma geri alınamaz.
Deleted Itemsklasörüne sağ tıklayın veEmpty Folderseçeneğini seçin. AynısınıJunk Emailklasörü için yapın. Gmail'deÇöp Kutusunu açıp boşaltın, ardındanGereksiz E-postaklasörü için de aynısını yapın. - 5
Eski iletileri arşivleyin
Outlook'ta eski e-postaları seçin ve
Archivedüğmesini kullanın veyaFile > Open & Export > Open Outlook Data Fileyoluyla açtığınız yerel bir PST dosyasına sürükleyin. Gmail'deArşivseçeneğini kullanın, ancak arşivlenen iletilerin kotadan düşmediğini unutmayın. - 6
Sunucudaki arşivi kontrol edin
Microsoft 365 hesaplarında
File > Info > Account Settings > Account Settingsyolunu izleyin,Data Filessekmesini açın ve arşiv boyutunu kontrol edin. Büyükse, ihtiyacınız yoksa eski öğeleri silin veya yerel bir PST dosyasına taşıyın. - 7
Telefonda eşitlemeyi azaltın
Telefondaki Outlook uygulamasında hesap ayarlarını açın ve eşitleme dönemi seçeneğini bulun, örneğin
Mail Days to Sync, ve 30 günle sınırlayın. Bu, telefondaki alanı azaltır ancak sunucudaki kotayı boşaltmaz. - 8
Kotayı kontrol edin ve gereksiz klasörleri silin
Outlook web'de
Settings > General > Storageyolunu izleyin ve neyin yer kapladığına bakın. Bir klasöre ihtiyacınız olmadığından eminseniz, önce önemli iletilerin arşivini veya kopyasını oluşturun, ardından klasörü silin ve son olarakSilinmiş Öğelerklasörünü boşaltın.
Hiçbir şey işe yaramazsa
Silinebilecek her şeyi sildiyseniz ve alan hâlâ boşalmıyorsa, Deleted Items klasöründeki öğelerin saklama süresinin çok uzun olup olmadığını veya iletileri gelen kutusuna geri taşıyan bir kural olup olmadığını kontrol edin. Exchange hesaplarında yönetici kotayı artırabilir veya sunucuda arşivi etkinleştirebilir. Geçici bir çözüm olarak en eski iletileri yerel bir PST dosyasına taşıyın, böylece sunucudan kaldırılırlar. İş yazışmalarını içeren klasörleri önceden arşivlemeden silmeyin, çünkü bu iletişim kaydının kaybolmasına neden olur.
Tekrarlanmaması için
- `Deleted Items` ve `Junk Email` klasörlerini düzenli olarak, tercihen haftada bir boşaltın
- Büyük dosyaları ek olarak değil, paylaşım bağlantısı üzerinden gönderin
- Cihaz alanından tasarruf etmek için telefonda eşitleme dönemini 30 veya 60 günle sınırlayın
- Ara sıra `File > Info > Tools > Mailbox Cleanup` yolundan posta kutusu boyutunu kontrol edin
Ne zaman uzmana başvurmalı
Hesap iş amaçlıysa ve Exchange veya Microsoft 365 sunucusundaysa, silme işleminden sonra bile kota değişmiyorsa, sunucudaki kuralları, arşivi ve kota ayarlarını kontrol etmeleri için BT desteğine başvurun.
BT altyapı bakımı · Sunucular, ağlar, yedekleme, güvenlik ve yardım masasıSık sorulan sorular
Bir iletiyi silmek hemen alan boşaltır mı?
Her zaman değil. İleti önce `Deleted Items` klasörüne gider ve siz klasörü boşaltana kadar orada kalır. Alan sunucuda ancak boşalttıktan sonra serbest kalır.
Gmail'de arşivleme alan boşaltır mı?
Hayır. Arşivlenen iletiler hesapta kalır ve kotaya dahil olmaya devam eder. Alanı yalnızca silerek veya hesap dışındaki yerel bir dosyaya taşıyarak boşaltırsınız.
"Gönderilmiş Öğeler"deki ekler ne kadar yer kaplar?
Ekli her gönderilmiş e-posta, ekin bir kopyasını `Sent Items` klasöründe saklar. Bu nedenle büyük ekli eski gönderilmiş iletileri silmek genellikle en çok alanı boşaltır.