Краткий ответ
Правила Outlook позволяют автоматически перемещать, помечать или удалять сообщения на основе отправителя, темы или других критериев. Правила настраиваются в несколько шагов, а затем работают в фоновом режиме, очищая ваш почтовый ящик от беспорядка.
Как проявляется проблема
- Почтовый ящик переполнен сообщениями из разных источников
- Важные сообщения теряются среди рассылок и уведомлений
- Ручная сортировка занимает слишком много времени
- Сообщения от определенного отправителя постоянно приходят во входящие
- Вы хотите автоматически архивировать старые сообщения
Частые причины
Отсутствие организации
Без правил все сообщения поступают в одну папку, что затрудняет навигацию.
Слишком много подписок
Рассылки, уведомления и автоматические сообщения быстро засоряют почтовый ящик.
Ручное перемещение
Ручная сортировка медленная и подвержена ошибкам, особенно при большом количестве сообщений.
Незнание возможностей
Многие пользователи не знают, что в Outlook есть мощные инструменты автоматизации.
Пошаговое решение
- 1
Откройте Outlook и выберите вкладку Главная
Запустите Outlook и в главном окне выберите вкладку
Главная(Home). В группеПереместитьнажмитеПравила>Управление правилами и оповещениями(Manage Rules & Alerts). Инструкция действительна для классического Outlook для Windows; в новом Outlook правила настраиваются черезПараметры>Почта>Правила. - 2
Создайте новое правило
В диалоговом окне
Правила и оповещениянажмитеСоздать правило(New Rule). Откроется мастер правил. - 3
Выберите шаблон или начните с пустого правила
Вы можете выбрать один из предложенных шаблонов (например,
Переместить сообщения от определенного человека в папку) или нажатьПрименить правило к сообщениям, которые я получаю(Apply rule on messages I receive), а затемДалее. - 4
Определите условия
Установите флажки для условий, которым должно соответствовать сообщение (например,
от людей или общедоступных групп,с определенными словами в теме). Нажмите на синюю ссылку ниже, чтобы ввести конкретные значения (например, адрес электронной почты отправителя). Затем нажмитеДалее. - 5
Выберите действие
Установите флажок для действия, которое нужно выполнить с сообщением (например,
переместить в папку). Нажмите на ссылкуопределенные, чтобы выбрать папку или создать новую. Затем нажмитеДалее. - 6
Добавьте исключения (необязательно)
При необходимости установите флажки для исключений (например,
кроме случаев, когда от людей или общедоступных групп). НажмитеДалее. - 7
Дайте правилу имя и включите его
Введите описательное имя правила, убедитесь, что установлен флажок
Включить это правило, и нажмитеГотово(Finish). - 8
Примените правило к существующим сообщениям (необязательно)
Если вы хотите, чтобы правило действовало и на сообщения, уже находящиеся в почтовом ящике, в диалоговом окне
Правила и оповещениянажмитеЗапустить правила сейчас(Run Rules Now), выберите это правило и запустите его. - 9
Сохраните и проверьте
Нажмите
ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. Отправьте тестовое сообщение или дождитесь нового сообщения, соответствующего условиям, чтобы проверить работу правила.
Расширенные советы по правилам
Если правила не работают должным образом, проверьте, включены ли они и правильно ли определены условия. Вы можете создать несколько правил и упорядочить их по приоритету в диалоговом окне Правила и оповещения с помощью кнопок Вверх и Вниз. Для сложных сценариев используйте правила с несколькими условиями и действиями. Также рассмотрите использование папок и подпапок для лучшей организации. Регулярно просматривайте правила и обновляйте их при изменении ваших потребностей. Имейте в виду, что правила для учетных записей POP3 и IMAP работают только когда Outlook запущен, тогда как для учетных записей Exchange и Microsoft 365 правила, как правило, выполняются на сервере.
Как избежать повторения
- Регулярно просматривайте и обновляйте правила
- Используйте описательные имена правил
- Тестируйте правила после создания
- Ограничьте количество правил, чтобы избежать конфликтов
Когда лучше обратиться к специалисту
Если у вас сложные требования к автоматизации или правила не работают должным образом, обратитесь в ИТ-поддержку за помощью.
Обслуживание ИТ-инфраструктуры · Серверы, сети, резервное копирование, безопасность и helpdeskЧастые вопросы
Работают ли правила, когда Outlook закрыт?
Если вы используете учетную запись Exchange или Microsoft 365, правила, как правило, выполняются на сервере, поэтому работают и когда Outlook закрыт. Для учетных записей POP3 или IMAP правила работают только когда Outlook запущен.
Как изменить или удалить правило?
Откройте `Правила` > `Управление правилами и оповещениями`, выберите правило и нажмите `Изменить правило` или `Удалить`. Не забудьте сохранить изменения.
Почему мое правило не работает?
Проверьте, включено ли правило, правильны ли условия и нет ли конфликтов с другими правилами. Также проверьте, не обработано ли сообщение уже другим правилом.