Kısa cevap
Outlook kuralları, gönderen, konu veya diğer ölçütlere göre iletileri otomatik olarak taşımanıza, işaretlemenize veya silmenize olanak tanır. Kurallar birkaç adımda ayarlanır ve arka planda çalışarak gelen kutunuzu düzenli tutar.
Sorun nasıl anlaşılır
- Gelen kutusu farklı kaynaklardan gelen iletilerle dolu
- Önemli iletiler bültenler ve bildirimler arasında kayboluyor
- Manuel sıralama çok fazla zaman alıyor
- Belirli bir gönderenden gelen iletiler sürekli ana gelen kutusuna düşüyor
- Eski iletileri otomatik olarak arşivlemek istiyorsunuz
En yaygın nedenler
Düzen eksikliği
Kural olmadan tüm iletiler tek bir klasöre gelir ve bu da gezinmeyi zorlaştırır.
Çok fazla abonelik
Bültenler, bildirimler ve otomatik iletiler gelen kutusunu hızla doldurur.
Manuel taşıma
Manuel sıralama yavaştır ve özellikle çok sayıda iletide hata yapmaya açıktır.
Seçenekleri bilmeme
Birçok kullanıcı Outlook'un güçlü otomasyon araçlarına sahip olduğunu bilmez.
Adım adım çözüm
- 1
Outlook'u açın ve Giriş sekmesini seçin
Outlook'u başlatın ve ana pencerede
Giriş(Home) sekmesini seçin.Taşı(Move) grubundaKurallar>Kuralları ve Uyarıları Yönet(Manage Rules & Alerts) seçeneğine tıklayın. Bu kılavuz klasik Outlook for Windows için geçerlidir; yeni Outlook'ta kurallarAyarlar>Posta>Kurallaryoluyla ayarlanır. - 2
Yeni bir kural oluşturun
Kurallar ve Uyarılariletişim kutusundaYeni Kural(New Rule) seçeneğine tıklayın. Kural sihirbazı açılacaktır. - 3
Bir şablon seçin veya boş bir kuralla başlayın
Sunulan şablonlardan birini (ör.
Kişiden gelen iletileri klasöre taşı) seçebilir veyaAldığım iletilerde kural uygula(Apply rule on messages I receive) seçeneğine ve ardındanİleridüğmesine tıklayabilirsiniz. - 4
Koşulları tanımlayın
İletinin karşılaması gereken koşulları işaretleyin (ör.
kişiden veya genel gruptan,konusunda belirli sözcükler içeren). Belirli değerleri (ör. gönderenin e-posta adresini) girmek için aşağıdaki mavi bağlantıya tıklayın. Ardındanİleridüğmesine tıklayın. - 5
Eylemi seçin
İletiye ne yapılmasını istediğinizi işaretleyin (ör.
klasöre taşı). Klasörü seçmek veya yeni bir klasör oluşturmak içinbelirlibağlantısına tıklayın. Ardındanİleridüğmesine tıklayın. - 6
İstisnalar ekleyin (isteğe bağlı)
Gerekirse istisnaları işaretleyin (ör.
ileti kişiden veya genel gruptan gelmediği sürece).İleridüğmesine tıklayın. - 7
Kurala bir ad verin ve etkinleştirin
Kural için açıklayıcı bir ad girin,
Bu kuralı açseçeneğinin işaretli olduğunu kontrol edin veSon(Finish) düğmesine tıklayın. - 8
Kuralı mevcut iletiler için uygulayın (isteğe bağlı)
Kuralın gelen kutunuzda zaten bulunan iletiler için de geçerli olmasını istiyorsanız,
Kurallar ve Uyarılariletişim kutusundaKuralları şimdi çalıştır(Run Rules Now) seçeneğine tıklayın, ilgili kuralı seçin ve çalıştırın. - 9
Kaydedin ve test edin
İletişim kutusunu kapatmak için
Tamamdüğmesine tıklayın. Kuralın çalışıp çalışmadığını kontrol etmek için bir test iletisi gönderin veya koşulları karşılayan yeni bir iletiyi bekleyin.
Kurallar için gelişmiş ipuçları
Kurallar beklendiği gibi çalışmıyorsa etkin olup olmadıklarını ve koşulların doğru tanımlanıp tanımlanmadığını kontrol edin. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda Yukarı Taşı ve Aşağı Taşı düğmelerini kullanarak birden fazla kural oluşturabilir ve bunları öncelik sırasına göre düzenleyebilirsiniz. Karmaşık senaryolar için birden fazla koşul ve eylem içeren kurallar kullanın. Ayrıca daha iyi düzen için klasörler ve alt klasörler kullanmayı düşünün. Kuralları düzenli olarak gözden geçirin ve ihtiyaçlarınız değiştiğinde güncelleyin. POP3 ve IMAP hesapları için kuralların yalnızca Outlook açıkken çalıştığını, Exchange ve Microsoft 365 hesaplarında ise kuralların genellikle sunucuda yürütüldüğünü unutmayın.
Tekrarlanmaması için
- Kuralları düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin
- Açıklayıcı kural adları kullanın
- Oluşturduktan sonra kuralları test edin
- Çakışmaları önlemek için kural sayısını sınırlayın
Ne zaman uzmana başvurmalı
Karmaşık otomasyon gereksinimleriniz varsa veya kurallar beklendiği gibi çalışmıyorsa yardım için BT desteğine başvurun.
BT altyapı bakımı · Sunucular, ağlar, yedekleme, güvenlik ve yardım masasıSık sorulan sorular
Kurallar Outlook kapalıyken çalışır mı?
Exchange veya Microsoft 365 hesabı kullanıyorsanız kurallar genellikle sunucuda yürütülür, bu nedenle Outlook kapalıyken de çalışır. POP3 veya IMAP hesaplarında kurallar yalnızca Outlook açıkken çalışır.
Bir kuralı nasıl değiştiririm veya silerim?
`Kurallar` > `Kuralları ve Uyarıları Yönet` yolunu açın, kuralı seçin ve `Kuralı değiştir` veya `Sil` seçeneğine tıklayın. Değişiklikleri kaydetmeyi unutmayın.
Kuralım neden çalışmıyor?
Kuralın etkin olup olmadığını, koşulların doğru olup olmadığını ve diğer kurallarla çakışma olup olmadığını kontrol edin. Ayrıca iletinin başka bir kural tarafından zaten işlenip işlenmediğini kontrol edin.