Kurze Antwort
Mit Outlook-Regeln können Sie Nachrichten automatisch verschieben, markieren oder löschen, basierend auf Absender, Betreff oder anderen Kriterien. Die Regeln werden in wenigen Schritten eingerichtet und arbeiten dann im Hintergrund, um Ihr Postfach aufgeräumt zu halten.
So erkennen Sie das Problem
- Das Postfach ist mit Nachrichten aus verschiedenen Quellen überfüllt
- Wichtige Nachrichten gehen zwischen Newslettern und Benachrichtigungen verloren
- Manuelles Sortieren nimmt zu viel Zeit in Anspruch
- Nachrichten von einem bestimmten Absender landen ständig im Hauptpostfach
- Sie möchten alte Nachrichten automatisch archivieren
Häufigste Ursachen
Fehlende Organisation
Ohne Regeln landen alle Nachrichten in einem Ordner, was die Übersicht erschwert.
Zu viele Abonnements
Newsletter, Benachrichtigungen und automatische Nachrichten überfluten das Postfach schnell.
Manuelles Verschieben
Manuelles Sortieren ist langsam und fehleranfällig, besonders bei einer großen Anzahl von Nachrichten.
Unbekannte Optionen
Viele Benutzer wissen nicht, dass Outlook leistungsstarke Automatisierungstools bietet.
Lösung Schritt für Schritt
- 1
Öffnen Sie Outlook und wählen Sie die Registerkarte Start
Starten Sie Outlook und wählen Sie im Hauptfenster die Registerkarte
Start. Klicken Sie in der GruppeVerschiebenaufRegeln>Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Die Anleitung gilt für das klassische Outlook für Windows; im neuen Outlook werden Regeln überEinstellungen>E-Mail>Regelneingerichtet. - 2
Erstellen Sie eine neue Regel
Klicken Sie im Dialogfeld
Regeln und Benachrichtigungen verwaltenaufNeue Regel. Der Regel-Assistent wird geöffnet. - 3
Wählen Sie eine Vorlage oder beginnen Sie mit einer leeren Regel
Sie können eine der angebotenen Vorlagen auswählen (z. B.
Nachrichten von einer Person in einen Ordner verschieben) oder aufRegel auf empfangene Nachrichten anwendenklicken und dann aufWeiter. - 4
Definieren Sie die Bedingungen
Aktivieren Sie die Bedingungen, die die Nachricht erfüllen muss (z. B.
von Personen oder öffentlichen Gruppen,mit bestimmten Wörtern im Betreff). Klicken Sie auf den blauen Link darunter, um die konkreten Werte einzugeben (z. B. die E-Mail-Adresse des Absenders). Klicken Sie dann aufWeiter. - 5
Wählen Sie eine Aktion
Aktivieren Sie, was mit der Nachricht geschehen soll (z. B.
in einen Ordner verschieben). Klicken Sie auf den Linkbestimmte, um einen Ordner auszuwählen oder einen neuen zu erstellen. Klicken Sie dann aufWeiter. - 6
Fügen Sie Ausnahmen hinzu (optional)
Aktivieren Sie bei Bedarf Ausnahmen (z. B.
außer wenn die Nachricht von Personen oder öffentlichen Gruppen ist). Klicken Sie aufWeiter. - 7
Geben Sie der Regel einen Namen und aktivieren Sie sie
Geben Sie einen beschreibenden Namen für die Regel ein, stellen Sie sicher, dass die Option
Diese Regel aktivierenaktiviert ist, und klicken Sie aufFertig stellen. - 8
Wenden Sie die Regel auf vorhandene Nachrichten an (optional)
Wenn die Regel auch für bereits im Postfach befindliche Nachrichten gelten soll, klicken Sie im Dialogfeld
Regeln und Benachrichtigungen verwaltenaufRegeln jetzt ausführen, wählen Sie die Regel aus und führen Sie sie aus. - 9
Speichern und testen
Klicken Sie auf
OK, um das Dialogfeld zu schließen. Senden Sie eine Testnachricht oder warten Sie auf eine neue Nachricht, die die Bedingungen erfüllt, um zu prüfen, ob die Regel funktioniert.
Erweiterte Tipps für Regeln
Wenn Regeln nicht wie erwartet funktionieren, prüfen Sie, ob sie aktiviert sind und ob die Bedingungen korrekt definiert sind. Sie können mehrere Regeln erstellen und sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen verwalten mit den Schaltflächen Nach oben verschieben und Nach unten verschieben nach Priorität ordnen. Verwenden Sie für komplexe Szenarien Regeln mit mehreren Bedingungen und Aktionen. Erwägen Sie außerdem die Verwendung von Ordnern und Unterordnern für eine bessere Organisation. Überprüfen Sie Ihre Regeln regelmäßig und aktualisieren Sie sie, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Beachten Sie, dass Regeln für POP3- und IMAP-Konten nur ausgeführt werden, wenn Outlook geöffnet ist, während Regeln für Exchange- und Microsoft 365-Konten in der Regel auf dem Server ausgeführt werden.
So beugen Sie vor
- Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Regeln regelmäßig
- Verwenden Sie beschreibende Regelnamen
- Testen Sie Regeln nach dem Erstellen
- Begrenzen Sie die Anzahl der Regeln, um Konflikte zu vermeiden
Wann Sie einen Profi rufen sollten
Wenn Sie komplexe Automatisierungsanforderungen haben oder Regeln nicht wie erwartet funktionieren, wenden Sie sich an den IT-Support.
IT-Infrastruktur-Wartung · Server, Netzwerke, Backup, Sicherheit und HelpdeskHäufige Fragen
Funktionieren Regeln, wenn Outlook geschlossen ist?
Wenn Sie ein Exchange- oder Microsoft 365-Konto verwenden, werden Regeln in der Regel auf dem Server ausgeführt und funktionieren daher auch, wenn Outlook geschlossen ist. Bei POP3- oder IMAP-Konten funktionieren Regeln nur, wenn Outlook geöffnet ist.
Wie ändere oder lösche ich eine Regel?
Öffnen Sie `Regeln` > `Regeln und Benachrichtigungen verwalten`, wählen Sie die Regel aus und klicken Sie auf `Regel ändern` oder `Löschen`. Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern.
Warum funktioniert meine Regel nicht?
Prüfen Sie, ob die Regel aktiviert ist, ob die Bedingungen korrekt sind und ob es Konflikte mit anderen Regeln gibt. Prüfen Sie außerdem, ob die Nachricht bereits von einer anderen Regel verarbeitet wurde.