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Geteiltes Postfach wird in Outlook nicht angezeigt: So fügen Sie es hinzu

Mittel 15 Min. Aktualisiert:

Kurze Antwort

Das geteilte Postfach wird meist deshalb nicht angezeigt, weil Outlook die Postfachliste noch nicht aktualisiert hat, die automatische Zuordnung deaktiviert ist oder Ihre Lizenz kein Postfach enthält. Prüfen Sie zuerst, ob das Postfach in Outlook im Web vorhanden ist, entfernen Sie dann das Konto und fügen Sie es erneut hinzu, oder fügen Sie das Postfach manuell über die Kontoeinstellungen hinzu.

So erkennen Sie das Problem

  • Das geteilte Postfach erscheint nicht im linken Bereich von Outlook
  • Das Postfach wird in Outlook im Web angezeigt, aber nicht in der Desktop-App
  • Statt des Inhalts wird eine Meldung angezeigt, dass der Ordner nicht verfügbar ist
  • Das Postfach erscheint und verschwindet nach einem Neustart von Outlook
  • Ein neuer Mitarbeiter sieht das Team-Postfach nicht, obwohl ihm der Zugriff gewährt wurde

Häufigste Ursachen

Die Berechtigung wurde erteilt, aber Outlook hat sie noch nicht übernommen

Änderungen an Berechtigungen auf dem Server erreichen Outlook manchmal erst nach einigen Stunden oder nach einem Neustart der App.

Automatische Zuordnung deaktiviert

Wenn bei der Vergabe der Berechtigung die automatische Zuordnung deaktiviert wurde, erscheint das Postfach nicht von selbst und muss manuell hinzugefügt werden.

Die Lizenz enthält kein geteiltes Postfach

Das Konto muss eine Exchange Online-Lizenz mit Postfach haben. Ein Konto ohne Postfach oder nur mit Teams-Lizenz kann kein geteiltes Postfach in Outlook öffnen.

Beschädigter Profilcache oder veraltetes Profil

Reste eines alten Profils und Cache-Dateien können verhindern, dass der neue Ordner im Desktop-Outlook angezeigt wird.

Falscher Postfachtyp

Ein geteiltes Postfach ist nicht dasselbe wie eine Microsoft 365-Gruppe oder eine Verteilerliste und wird daher anders hinzugefügt.

Lösung Schritt für Schritt

  1. 1

    Zugriff in Outlook im Web prüfen

    Öffnen Sie outlook.office.com im Browser und melden Sie sich mit Ihrem Konto an. Wenn das geteilte Postfach im linken Bereich angezeigt wird, liegt das Problem im Desktop-Outlook. Wenn es auch dort nicht angezeigt wird, wurde die Berechtigung wahrscheinlich nicht erteilt oder der falschen Person erteilt.

  2. 2

    Warten und Outlook neu starten

    Schließen Sie Outlook vollständig und öffnen Sie es erneut. Eine neue Berechtigung wird oft erst nach 15 bis 60 Minuten wirksam. Wenn Sie mehrere Konten in Outlook haben, prüfen Sie, ob Sie mit dem Konto angemeldet sind, das Zugriff hat.

  3. 3

    Konto entfernen und erneut hinzufügen

    Gehen Sie im klassischen Outlook zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen, wählen Sie Ihr Konto aus und klicken Sie auf Entfernen, dann fügen Sie es über Konto hinzufügen erneut hinzu. Dadurch wird die Konfiguration aktualisiert und Outlook ruft die Liste der geteilten Postfächer erneut ab. Warnung: Das Entfernen des Kontos löscht den lokalen Cache und unvollständige Elemente. Warten Sie daher vorher, bis alles synchronisiert ist, und erstellen Sie bei Bedarf eine Sicherung.

  4. 4

    Postfach manuell hinzufügen

    Gehen Sie im klassischen Outlook zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen, doppelklicken Sie auf Ihr Konto (oder klicken Sie auf Ändern) und klicken Sie auf Weitere Einstellungen. Öffnen Sie die Registerkarte Erweitert und klicken Sie auf Hinzufügen, dann geben Sie den Namen oder die Adresse des geteilten Postfachs ein. Bestätigen Sie mit OK und starten Sie Outlook neu.

  5. 5

    Lizenz und Berechtigung prüfen

    Wenn Sie Administratorzugriff haben, prüfen Sie im Microsoft 365 Admin Center, ob das Konto eine Exchange Online-Lizenz hat, und im Exchange Admin Center, ob der Benutzer in den Berechtigungen des geteilten Postfachs aufgeführt ist. Für den Zugriff ist normalerweise die Berechtigung Vollzugriff erforderlich, und für das Senden im Namen des Postfachs zusätzlich Senden als.

  6. 6

    Postfach als zusätzliches Konto öffnen

    Als vorübergehende Prüfung gehen Sie im klassischen Outlook zu Datei > Konto hinzufügen und geben die Adresse des geteilten Postfachs ein. Ein geteiltes Postfach hat normalerweise kein eigenes Passwort, das Sie kennen. Wenn das System Sie nach einem Passwort fragt, brechen Sie ab und wenden Sie sich an den Administrator. Dies ist nicht die empfohlene Methode für dauerhaften Zugriff.

  7. 7

    Cache leeren oder neues Profil erstellen

    Schließen Sie Outlook und erstellen Sie in Systemsteuerung > Mail (Microsoft Outlook) > Profile anzeigen (klassisches Outlook) ein neues Profil und fügen Sie das Konto dort hinzu. Wenn das Postfach im neuen Profil erscheint, ist das alte Profil beschädigt. Löschen Sie das alte Profil erst, wenn Sie geprüft haben, dass alle Daten synchronisiert sind.

Wenn nichts hilft

Bitten Sie den Administrator zu prüfen, ob das geteilte Postfach überhaupt erstellt wurde und ob die Berechtigung Ihrer Adresse und nicht einer Gruppe oder einem ehemaligen Mitarbeiter erteilt wurde. Der Administrator kann auch prüfen, ob die automatische Zuordnung aktiviert ist, normalerweise über Exchange Online PowerShell. Wenn nicht, wird das Postfach manuell hinzugefügt oder die Berechtigung erneut mit aktivierter Zuordnung erteilt.

Bei größeren Organisationen kann auch eine Prüfung im Microsoft 365 Admin Center unter Benutzer > Aktive Benutzer helfen, wo der Lizenzstatus angezeigt wird. Wenn das Postfach im Web, aber nicht im Desktop-Outlook angezeigt wird, liegt das Problem fast immer am lokalen Profil oder Cache, nicht am Server.

So beugen Sie vor

  • Starten Sie Outlook nach der Vergabe des Zugriffs neu und warten Sie, bis die Synchronisierung abgeschlossen ist
  • Nutzen Sie Outlook im Web, um zu prüfen, ob das Problem am Konto oder an der App liegt
  • Installieren Sie regelmäßig Updates für Microsoft 365-Apps
  • Nutzen Sie für gemeinsamen Zugriff ein geteiltes Postfach und teilen Sie nicht das Passwort eines Kontos

Wann Sie einen Profi rufen sollten

Wenn das Postfach auch in Outlook im Web nicht angezeigt wird oder Sie keinen Administratorzugriff haben, um Lizenzen und Berechtigungen zu prüfen, wenden Sie sich an den IT-Support. Dieser kann die Rechtevergabe und die automatische Zuordnung prüfen, ohne dass Sie Gefahr laufen, das bestehende Profil zu beschädigen.

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Häufige Fragen

Warum wird das geteilte Postfach auf dem Smartphone, aber nicht in Outlook auf dem Computer angezeigt?

Smartphone und Computer verwenden unterschiedliche Profile und Caches. Wenn das Postfach in der mobilen App oder im Web angezeigt wird, besteht die Berechtigung, und das Problem liegt höchstwahrscheinlich am lokalen Outlook-Profil auf dem Computer.

Wie lange dauert es, bis das geteilte Postfach erscheint?

Normalerweise einige Minuten bis eine Stunde nach der Vergabe der Berechtigung. Wenn es auch nach einem Neustart von Outlook nicht erscheint, prüfen Sie, ob die Berechtigung erteilt und die automatische Zuordnung aktiviert ist.

Kann ich das geteilte Postfach selbst hinzufügen, wenn ich keine Administratorrechte habe?

Sie können es im klassischen Outlook über `Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen` und dann `Ändern > Weitere Einstellungen > Erweitert > Hinzufügen` hinzufügen, aber nur, wenn Ihnen der Zugriff bereits gewährt wurde. Wenn das Hinzufügen nicht funktioniert, muss der Administrator die Berechtigung prüfen.

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