Kurze Antwort
Die automatische Antwort in Outlook aktivieren Sie über die Option Automatische Antworten oder über die Webversion von Outlook. Das Vorgehen hängt vom Kontotyp ab (Microsoft 365/Exchange oder IMAP), am schnellsten geht es über die Weboberfläche. In diesem Artikel finden Sie die Schritte für alle Plattformen und Tipps, damit die Antwort korrekt funktioniert.
So erkennen Sie das Problem
- Sie möchten Absender darüber informieren, dass Sie im Urlaub oder abwesend sind.
- Sie wissen nicht, wo sich die Option für die automatische Antwort in Outlook befindet.
- Die automatische Antwort sendet keine Nachrichten oder kommt nur bei einigen an.
- Sie müssen die automatische Antwort auf mehreren Geräten oder Plattformen aktivieren.
- Sie möchten, dass die automatische Antwort nur in einem bestimmten Zeitraum aktiv ist.
Häufigste Ursachen
Der Kontotyp bestimmt die verfügbaren Optionen
Die automatische Antwort (Abwesenheitsnotiz) wird bei Microsoft 365- und Exchange-Konten am besten unterstützt. Bei IMAP/POP-Konten kann die Option ausgeblendet oder eingeschränkt sein, daher wird eine Regel oder die Weboberfläche des Anbieters verwendet.
Unterschiede zwischen den Outlook-Anwendungen
Die Versionen von Outlook für Windows, Mac, Web und Mobilgeräte haben unterschiedliche Menüs und Funktionen. Eine Option, die im Web vorhanden ist, ist manchmal in der Desktop-Anwendung nicht verfügbar.
Das Konto ist nicht richtig verbunden
Wenn das Konto nicht synchronisiert ist oder die Verbindung zum Server unterbrochen wurde, wird die automatische Antwort nicht angewendet. Prüfen Sie, ob Sie angemeldet sind und eine aktive Verbindung haben.
Falsch eingestellter Zeitraum oder falsche Regel
Die automatische Antwort kann auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt sein. Wenn die Option aktiviert ist, aber nicht funktioniert, prüfen Sie, ob der Zeitraum korrekt eingegeben wurde. Bei Regeln prüfen Sie die Bedingungen und Aktionen.
Lösung Schritt für Schritt
- 1
Prüfen Sie den Kontotyp
Klicken Sie im klassischen Outlook auf
Datei>Kontoeinstellungen>Kontoeinstellungenund sehen Sie sich den Kontotyp an; im neuen Outlook öffnen SieEinstellungen>Konten. Wenn Microsoft 365 oder Exchange angezeigt wird, haben Sie volle Unterstützung für die automatische Antwort. Bei IMAP oder POP verwenden Sie die Weboberfläche des Anbieters oder eine Regel für die automatische Antwort. - 2
Aktivieren Sie die automatische Antwort in Outlook für Windows
Öffnen Sie Outlook. Klicken Sie in der klassischen Version für Windows auf
Datei>Info>Automatische Antworten(oderAutomatische Antworten (Abwesenheit)); in der neuen Version öffnen SieEinstellungen>Konten>Automatische Antworten. Aktivieren Sie die Option für automatische Antworten (in der klassischen VersionAutomatische Antworten senden), geben Sie den Nachrichtentext ein und stellen Sie bei Bedarf den Zeitraum ein. Speichern Sie die Einstellungen. - 3
Aktivieren Sie die automatische Antwort in Outlook für Mac
Klicken Sie in Outlook für Mac auf
Extras>Automatische Antworten. Aktivieren Sie die OptionAutomatische Antworten senden, geben Sie den Text ein und stellen Sie bei Bedarf den Zeitplan ein. Speichern Sie die Einstellungen (durch Klicken aufOKoder Schließen des Fensters, je nach Version). - 4
Aktivieren Sie die automatische Antwort über Outlook im Web
Melden Sie sich bei
outlook.office.comoderoutlook.live.coman. Klicken Sie auf das Zahnrad (Einstellungen) und suchen SieAutomatische Antworten(je nach Version im AbschnittE-MailoderKonten; in der älteren Version zuerstAlle Outlook-Einstellungen anzeigen). Aktivieren SieAutomatische Antworten einschalten, geben Sie die Nachricht ein und klicken Sie aufSpeichern. - 5
Richten Sie die automatische Antwort auf dem Mobilgerät ein
Öffnen Sie in der Outlook-App für Android oder iOS das Menü (Profil oder Zahnrad) und suchen Sie
Automatische AntwortenoderAbwesenheit. Wenn die Option nicht verfügbar ist, verwenden Sie die Webversion von Outlook im Browser. - 6
Verwenden Sie eine Regel für IMAP-Konten
Wenn Sie keine Option für die automatische Antwort haben, erstellen Sie im klassischen Outlook für Windows eine Regel:
Datei>Regeln und Benachrichtigungen verwalten>Neue Regel>Regel auf empfangene Nachrichten anwenden. Wählen Sie eine Bedingung (z. B. nur für bestimmte Absender) und die Aktionmit einer bestimmten Vorlage antworten. Erstellen Sie eine Nachrichtenvorlage und speichern Sie die Regel. Beschränken Sie die Regel auf bekannte Absender, da sie sonst auf jede E-Mail antworten kann, einschließlich Spam und automatischer Nachrichten. - 7
Testen Sie die automatische Antwort
Senden Sie eine Test-E-Mail von einem anderen Konto und prüfen Sie, ob Sie eine automatische Antwort erhalten haben. Wenn keine ankommt, prüfen Sie, ob die Option aktiviert ist, ob der Zeitraum korrekt ist und ob die Nachricht gespeichert wurde.
Wenn die automatische Antwort immer noch nicht funktioniert
Wenn Sie alle Schritte korrekt ausgeführt haben und die automatische Antwort nicht funktioniert, prüfen Sie, ob das Konto in Ordnung ist. Manchmal ist es notwendig, sich ab- und wieder anzumelden oder Outlook neu zu starten. Bei Microsoft 365- und Exchange-Konten wird die automatische Antwort auf dem Server gespeichert, sodass sie auch funktioniert, wenn der Computer ausgeschaltet ist. Wenn Sie ein Exchange-Konto in einer Organisation verwenden, kann der Administrator diese Option deaktivieren. Wenden Sie sich in diesem Fall an die IT-Abteilung. Bei IMAP-Konten muss die Regel aktiv sein und Outlook muss laufen, damit die Antwort gesendet wird. Erwägen Sie die Verwendung der Weboberfläche des Anbieters, wenn diese verfügbar ist.
So beugen Sie vor
- Aktualisieren Sie Outlook regelmäßig und prüfen Sie, ob das Konto synchronisiert ist.
- Verwenden Sie ein Microsoft 365- oder Exchange-Konto für die volle Unterstützung der automatischen Antwort.
- Testen Sie die automatische Antwort vor dem Urlaub.
- Denken Sie daran, die automatische Antwort nach Ihrer Rückkehr zu deaktivieren.
Wann Sie einen Profi rufen sollten
Wenn Sie ein Exchange-Konto in einer Organisation haben und die automatische Antwort auch nach der Prüfung nicht funktioniert, oder wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie eine Regel für IMAP einrichten, wenden Sie sich an den IT-Support. Dieser kann die Servereinstellungen und Richtlinien prüfen, die diese Funktion blockieren könnten.
IT-Infrastruktur-Wartung · Server, Netzwerke, Backup, Sicherheit und HelpdeskHäufige Fragen
Funktioniert die automatische Antwort, wenn der Computer ausgeschaltet ist?
Bei Microsoft 365- und Exchange-Konten wird die automatische Antwort auf dem Server gespeichert und funktioniert auch, wenn der Computer ausgeschaltet ist. Bei IMAP-Konten mit einer Regel in Outlook muss Outlook laufen, damit die Antwort gesendet wird.
Kann ich unterschiedliche Nachrichten für interne und externe Kontakte senden?
Ja, in Outlook für Windows und in der Webversion können Sie separate Nachrichten für Kontakte innerhalb der Organisation und für externe Empfänger eingeben. Die Option ist verfügbar, wenn Sie die automatische Antwort aktivieren.
Warum sehe ich die Option Automatische Antworten nicht?
Die Option ist normalerweise nur für Microsoft 365- und Exchange-Konten verfügbar. Wenn Sie ein IMAP- oder POP-Konto verwenden, verwenden Sie eine Regel oder melden Sie sich bei der Weboberfläche des Anbieters an.