Kurze Antwort
Das Problem beim Versand von Scans per E-Mail entsteht meist durch falsche SMTP-Daten, eine Sperre auf dem Mailserver oder Netzwerkprobleme. Prüfen Sie Serveradresse, Port, Passwort und Zugriffsrechte des Kontos und testen Sie den Versand. Wenn der Anbieter OAuth 2.0 oder ein App-Passwort verlangt, richten Sie dies gemäß den Anweisungen des Anbieters ein. Verwenden Sie bei Bedarf die Hersteller-App oder eine alternative Scanmethode.
So erkennen Sie das Problem
- Der Scanner zeigt beim Senden per E-Mail einen Fehler an
- Die E-Mail mit dem Scan kommt nicht beim Empfänger an
- Meldung über fehlgeschlagene Verbindung zum SMTP-Server
- Der Scanvorgang ist erfolgreich, aber der E-Mail-Versand schlägt fehl
- Auf dem Gerätedisplay steht „Server not found“ oder „Authentication failed“
Häufigste Ursachen
Falsche SMTP-Daten
Serveradresse, Port oder Verschlüsselungsmethode sind nicht korrekt. Prüfen Sie, ob die Daten mit denen Ihres E-Mail-Clients übereinstimmen.
Konto erlaubt keinen Versand
Der E-Mail-Anbieter kann den Versand von Geräten blockieren, die kein OAuth 2.0 verwenden, oder ein App-Passwort verlangen. Prüfen Sie die Kontoeinstellungen.
Netzwerk oder Firewall blockiert den Port
Der SMTP-Port (25, 465 oder 587) kann im Router oder in der Firewall blockiert sein. Prüfen Sie, ob das Gerät Internetzugriff hat.
Falsch eingegebene E-Mail-Adresse
Die Empfänger- oder Absenderadresse ist falsch oder enthält unzulässige Zeichen. Prüfen Sie die Eingabe im Adressbuch des Geräts.
Veraltete Firmware oder Treiber
Das Gerät unterstützt möglicherweise neue Protokolle oder Sicherheitsstandards nicht. Ein Firmware-Update kann das Problem beheben.
Lösung Schritt für Schritt
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Prüfen Sie die Netzwerkverbindung des Geräts
Stellen Sie sicher, dass der Scanner mit dem Netzwerk verbunden ist und Internetzugriff hat. Suchen Sie am Gerät die Option für die Netzwerkeinstellungen und prüfen Sie IP-Adresse, Subnetzmaske und Standardgateway. Bei einer WLAN-Verbindung prüfen Sie, ob das Signal ausreichend stark ist.
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Prüfen Sie die SMTP-Einstellungen
Suchen Sie in der Weboberfläche des Geräts (geben Sie die IP-Adresse im Browser ein) den Bereich für Scannen an E-Mail. Prüfen Sie die SMTP-Serveradresse, den Port und die Verschlüsselungsmethode. Typische Werte sind
smtp.gmail.com(Port 587, STARTTLS),smtp-mail.outlook.comfür Outlook.com (Port 587, STARTTLS) undsmtp.office365.comfür Microsoft 365 (Port 587, STARTTLS). - 3
Geben Sie die richtigen Anmeldedaten ein
Der Benutzername ist in der Regel die vollständige E-Mail-Adresse, das Passwort ist das Kontopasswort oder ein App-Passwort, falls der Anbieter dies verlangt. Für Gmail müssen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren und ein App-Passwort erstellen. Prüfen Sie für Microsoft 365, ob SMTP AUTH aktiviert ist; wenn der Anbieter OAuth 2.0 verlangt, funktioniert das integrierte Scannen an E-Mail bei älteren Geräten möglicherweise nicht.
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Legen Sie Absender- und Empfängeradresse fest
Geben Sie im Adressbuch des Geräts die korrekte E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Die Absenderadresse muss mit dem Konto übereinstimmen, das Sie für die SMTP-Authentifizierung verwenden. Prüfen Sie, dass keine Tippfehler vorhanden sind.
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Testen Sie den Versand
Starten Sie am Bedienfeld des Geräts einen Scan an E-Mail und beobachten Sie die Fehlermeldungen. Wenn es weiterhin nicht funktioniert, versuchen Sie einen anderen Port (z. B. 465 für SSL/TLS) oder ändern Sie die Verschlüsselungsmethode.
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Prüfen Sie die Sicherheitseinstellungen des Kontos
Prüfen Sie in den Einstellungen des E-Mail-Kontos, ob der Anbieter ein App-Passwort oder OAuth 2.0 verlangt. Gmail unterstützt die Option „weniger sichere Apps“ nicht mehr; aktivieren Sie für den Versand über SMTP die Zwei-Faktor-Authentifizierung und erstellen Sie ein App-Passwort. Besuchen Sie für Gmail
myaccount.google.com/security. - 7
Aktualisieren Sie die Firmware des Geräts
Prüfen Sie, ob eine neue Firmware-Version verfügbar ist. Suchen Sie in der Weboberfläche nach der Update-Option oder laden Sie die Firmware von der offiziellen Herstellerseite herunter. Das Update kann die Kompatibilität mit neueren SMTP-Servern verbessern. Unterbrechen Sie das Update nicht und schalten Sie das Gerät währenddessen nicht aus.
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Verwenden Sie die Hersteller-App als Alternative
Wenn das integrierte Scannen an E-Mail nicht funktioniert, installieren Sie die Hersteller-App (HP Smart, Canon PRINT, Epson Smart Panel, Brother Mobile Connect) auf Ihrem Computer oder Telefon. Diese bieten oft den Versand von Scans per E-Mail über Ihren E-Mail-Client an.
Wenn nichts hilft: Erweiterte Prüfungen
Wenn Sie alle Schritte ausprobiert haben, prüfen Sie, ob Ihr Anbieter OAuth 2.0-Authentifizierung verlangt, was ältere Geräte nicht unterstützen. Verwenden Sie in diesem Fall die Hersteller-App oder scannen Sie in einen freigegebenen Ordner und senden Sie die E-Mail vom Computer aus. Prüfen Sie außerdem, ob die Firewall im Router ausgehenden SMTP-Verkehr von der IP-Adresse des Druckers blockiert. Für fortgeschrittene Benutzer: In der Weboberfläche des Geräts können Sie die SMTP-Daten manuell eingeben und den Versand mit der integrierten Testfunktion testen. Wenn es sich um ein Firmennetzwerk handelt, wenden Sie sich an den Administrator, um zu prüfen, ob die SMTP-Authentifizierung auf dem Mailserver aktiviert ist.
So beugen Sie vor
- Aktualisieren Sie die Drucker-Firmware regelmäßig.
- Verwenden Sie App-Passwörter für Konten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- Prüfen Sie die SMTP-Einstellungen nach einer Passwort- oder Anbieteränderung.
- Testen Sie den E-Mail-Versand nach jeder Änderung der Netzwerkeinstellungen.
Wann Sie einen Profi rufen sollten
Wenn Sie nicht auf die Weboberfläche des Geräts zugreifen können oder die SMTP-Daten nicht kennen, wenden Sie sich an den IT-Support. Wenn es sich um ein Firmennetzwerk mit strengen Sicherheitsrichtlinien handelt, sollte der Administrator die Berechtigungen prüfen.
IT-Infrastruktur-Wartung · Server, Netzwerke, Backup, Sicherheit und HelpdeskHäufige Fragen
Warum sendet mein Scanner keine E-Mails, obwohl alles verbunden ist?
Die häufigste Ursache ist eine falsche SMTP-Adresse oder ein falscher Port, oder der Anbieter blockiert den Zugriff. Prüfen Sie, ob die Daten korrekt sind und ob das Konto den Versand vom Gerät erlaubt.
Wie finde ich die richtigen SMTP-Einstellungen für meine E-Mail?
Suchen Sie auf der Website Ihres Anbieters oder in den Einstellungen Ihres E-Mail-Clients am Computer. Üblicherweise sind dies `smtp.gmail.com` für Gmail, `smtp-mail.outlook.com` für Outlook.com oder `smtp.office365.com` für Microsoft 365.
Kann ich ohne SMTP-Einstellungen an E-Mail scannen?
Ja, verwenden Sie die Hersteller-App oder scannen Sie in einen freigegebenen Ordner und senden Sie die E-Mail vom Computer aus. Einige Modelle unterstützen auch den Versand über den Cloud-Dienst des Herstellers.