Die manuelle Rechnungserfassung ist ein klassisches Beispiel für Arbeit, die niemand mag, aber alle machen. Hundert Rechnungen pro Monat bedeuten locker zwei bis drei Arbeitstage für das Abtippen. KI erledigt das heute in Minuten.
So funktioniert es
- Eingang: Rechnungen kommen in einem dedizierten Postfach oder Ordner an.
- Lesen: OCR wandelt Scans in Text um, und ein KI-Modell versteht die Rechnungsstruktur unabhängig vom Layout.
- Extraktion: Lieferant, Steuernummer, Rechnungsnummer, Daten, Positionen, Beträge, MwSt., Fälligkeitsdatum.
- Validierung: Stimmen die Positionen, ist der Lieferant bekannt, handelt es sich um ein Duplikat.
- Übertragung: Die Daten gelangen per API oder Export in Ihr ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware.
- Ausnahmen: Alles Unsichere geht zur Prüfung an eine Person, mit hervorgehobenen Feldern.
Warum KI und nicht klassische OCR-Vorlagen
Klassische Tools benötigen für jeden Lieferanten eine Vorlage. KI versteht eine Rechnung wie ein Mensch, deshalb funktioniert sie auch bei neuen Lieferanten und anderen Sprachen ohne zusätzliche Einrichtung.
Das sparen Sie
Beispiel: 400 Rechnungen pro Monat bei 4 Minuten pro Rechnung sind etwa 27 Stunden. Mit Automatisierung prüft eine Person nur noch die Ausnahmen, übrig bleiben 3 bis 6 Stunden. Das sind über 80 % eingesparte Zeit, und Tippfehler verschwinden. Berechnen Sie Ihre Zahlen mit dem KI-ROI-Rechner.
Integrationen
Wir binden lokale und internationale ERP- und Buchhaltungssysteme per API an, und wo es keine API gibt, über strukturierten Export oder automatisierte Eingabe.
Sicherheit
Rechnungen enthalten Geschäftsdaten, deshalb nutzen wir Business-KI-APIs, die keine Modelle mit Ihren Daten trainieren, oder bei Bedarf ein lokales Modell.
Bereit, die manuelle Erfassung zu beenden? Sehen Sie sich KI-Automatisierung an oder senden Sie eine Anfrage.
Häufige Fragen
Wie genau liest KI Rechnungen?
Bei PDFs in guter Qualität ist die Genauigkeit sehr hoch. Bei schlechten Scans markiert das System Felder mit geringer Konfidenz für die manuelle Prüfung, sodass keine Fehler durchrutschen.
Funktioniert es auch mit E-Rechnungen?
Strukturierte E-Rechnungen werden direkt ohne OCR gelesen. KI ist vor allem bei PDF- und Papierrechnungen von ausländischen und kleineren Lieferanten nützlich.
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