Генератор счетов, коммерческих предложений и фактур

Как сделать предсчет (проформу), который клиент сразу поймет

Предсчет (проформа) это не счет-фактура, и это первое, что нужно прояснить и себе, и клиенту. Им анонсируется оплата до поставки товара или услуги, поэтому клиент должен увидеть из него три вещи без запроса дополнительных пояснений: что он оплачивает, сколько он платит и до какого срока.

Хорошая практика: предсчет должен содержать номер и дату выдачи, данные продавца и покупателя, описание позиций с количеством и ценой за единицу, расчет НДС по ставкам, итоговую сумму и номер ссылки для оплаты. Если срок действия ограничен, укажите его явно, например "предсчет действителен до 15.09." Так вы избегаете ситуации, когда клиент оплатит по старой цене.

В случае услуг полезно добавить краткое описание объема работ к позиции, потому что "консалтинговая услуга, 1 шт" не говорит ничего ни вам, ни клиенту, когда дело доходит до спора.

Что такое коммерческое предложение и чем оно отличается от предсчета

Коммерческое предложение предшествует договоренности. В нем клиенту предлагаются цена, условия и срок, и только после принятия предложения возникает обязательство. Предсчет приходит позже, когда работа уже согласована и нужно выставить аванс или полную сумму до поставки.

На практике это значит, что коммерческое предложение может содержать опции и варианты (например, базовый и расширенный пакет), тогда как предсчет должен быть однозначным. Если в предложении вы укажете несколько позиций с разными ставками НДС, генератор покажет сумму по каждой ставке отдельно, что полезно, когда клиент просит разбивку.

Совет из практики: нумеруйте коммерческие предложения и предсчета по одной логике (например, 2024-045) и ведите учет того, какое предложение переросло в предсчет. Когда клиент звонит и говорит "то предложение от прошлого месяца", номер решает половину разговора.

Как рассчитывается НДС в предсчете и коммерческом предложении

База это сумма без НДС. К ней применяется ставка, а итоговая сумма это сумма базы и НДС. Если у вас есть позиции с разными ставками, НДС рассчитывается для каждой группы позиций отдельно, а затем полученные суммы складываются. Поэтому важно, чтобы каждой позиции была правильно присвоена ставка, а не чтобы все предложение обрабатывалось по одной ставке.

Типичные ошибки, которые повторяются:

1. НДС рассчитывается на итоговую сумму, которая уже содержит НДС, поэтому налог взимается дважды.
2. Все позиции получают общую ставку, хотя часть из них подлежит особой ставке.
3. Округление выполняется в конце, поэтому сумма позиций не соответствует итоговой сумме.
4. С иностранного клиента взимается местный НДС, хотя для этого нет оснований.

В случае иностранных покупателей проверьте, освобождена ли сделка и что указывается как основание для освобождения. Если вы не уверены, проконсультируйтесь с бухгалтером до отправки документа, потому что ошибка в основании позже требует исправлений и дополнительной коммуникации.

Самые частые ошибки при выдаче предсчетов и коммерческих предложений

Помимо расчета, больше всего проблем создают мелочи в формате. Отсутствует регистрационный номер или налоговый номер (PIB), сумма не обозначена четко как "с НДС" или "без НДС", а номер ссылки для оплаты отличается от указанного в предложении. Клиент тогда оплачивает неверную сумму или на неверный счет, а вы проводите день, сверяя записи.

Обратите внимание и на срок оплаты: если он указан, он должен быть одинаковым в предсчете и в сопроводительном письме. Когда работа состоит из более чем одного документа, например предложение с несколькими этапами и авансами, ручное согласование номеров и сумм быстро становится источником ошибок. В таких случаях EVI Solutions может помочь связать выдачу документов с вашей системой и бухгалтерией, но для отдельных предсчетов и предложений достаточно генератора.

В конце скачайте PDF и прочитайте его как клиент: видно ли из него, что оплачивается и почему. Если вам приходится объяснять документ по телефону, вероятно, в нем не хватает предложения или двух описания.