Generator predračuna, ponude i fakture

Kako napraviti predračun koji kupac odmah razume

Predračun (profaktura) nije faktura i to je prva stvar koju treba da razjasnite i sebi i kupcu. Njime se najavljuje uplata pre isporuke robe ili usluge, pa kupac mora iz njega da vidi tri stvari bez traženja dodatnih objašnjenja: šta plaća, koliko plaća i do kada.

Dobra praksa je da predračun sadrži broj i datum izdavanja, podatke prodavca i kupca, opis stavki sa količinom i jediničnom cenom, obračun PDV-a po stopama, ukupan iznos i poziv na broj za plaćanje. Ako je rok važenja ograničen, napišite ga eksplicitno, na primer "predračun važi do 15.09." Time izbegavate situaciju da kupac uplati po staroj ceni.

Kod usluga je korisno dodati kratak opis obima posla uz stavku, jer "usluga konsaltinga, 1 kom" ne govori ništa ni vama ni kupcu kada dođe do spora.

Šta je ponuda i po čemu se razlikuje od predračuna

Ponuda prethodi dogovoru. Njome se kupcu predlažu cena, uslovi i rok, a tek prihvatanjem ponude nastaje obaveza. Predračun dolazi kasnije, kada je posao već dogovoren i treba naplatiti avans ili celokupan iznos pre isporuke.

U praksi to znači da ponuda može da sadrži opcije i varijante (na primer osnovni i prošireni paket), dok predračun treba da bude jednoznačan. Ako u ponudi navedete više stavki sa različitim PDV stopama, generator će prikazati zbir po svakoj stopi posebno, što je korisno kada kupac traži razradu.

Savet iz prakse: numerišite ponude i predračune po istoj logici (na primer 2024-045) i vodite evidenciju koja je ponuda prerasla u predračun. Kada kupac pozove i kaže "ona ponuda od prošlog meseca", broj rešava pola razgovora.

Kako se računa PDV u predračunu i ponudi

Osnovica je iznos bez PDV-a. Na nju se primenjuje stopa, a ukupan iznos je zbir osnovice i PDV-a. Ako imate stavke sa različitim stopama, PDV se računa za svaku grupu stavki zasebno, pa se dobijeni iznosi sabiraju. Zato je važno da svaka stavka ima ispravno dodeljenu stopu, a ne da se cela ponuda tretira jednom stopom.

Tipične greške koje se ponavljaju:

1. PDV se obračuna na ukupan iznos koji već sadrži PDV, pa se porez naplati dvaput.
2. Sve stavke dobiju opštu stopu, iako deo njih podleže posebnoj stopi.
3. Zaokruživanje se radi na kraju, pa zbir stavki ne odgovara ukupnom iznosu.
4. Kod stranog klijenta se naplati domaći PDV iako za to nema osnova.

Kod inostranih kupaca proverite da li je promet oslobođen i šta se navodi kao osnov za oslobođenje. Ako niste sigurni, konsultujte knjigovođu pre nego što pošaljete dokument, jer greška u osnovu kasnije zahteva ispravke i dodatnu komunikaciju.

Najčešće greške pri izdavanju predračuna i ponuda

Osim obračuna, najviše problema prave sitnice u formatu. Nedostaje matični broj ili PIB, iznos nije jasno označen kao "sa PDV-om" ili "bez PDV-a", a poziv na broj se razlikuje od onog u ponudi. Kupac tada uplati pogrešan iznos ili na pogrešan račun, a vi provedete dan usklađujući evidenciju.

Vodite računa i o roku plaćanja: ako je naveden, mora biti isti u predračunu i u pratećem mejlu. Kada je posao veći od jednog dokumenta, na primer ponuda sa više faza i avansima, ručno usklađivanje brojeva i iznosa brzo postane izvor grešaka. U takvim slučajevima EVI Solutions može da pomogne da se izdavanje dokumenata poveže sa vašim sistemom i knjigovodstvom, ali za pojedinačne predračune i ponude dovoljan je generator.

Na kraju, preuzmite PDF i pročitajte ga kao kupac: da li se iz njega vidi šta se plaća i zašto. Ako morate da objašnjavate dokument telefonom, verovatno mu nedostaje rečenica ili dve opisa.