Generator für Proforma, Angebot und Rechnung

So erstellen Sie einen Kostenvoranschlag, den Ihr Kunde sofort versteht

Ein Kostenvoranschlag (Proforma-Rechnung) ist keine Rechnung, und das ist das Erste, was Sie sich selbst und Ihrem Kunden klarmachen sollten. Mit ihm wird eine Zahlung vor der Lieferung der Ware oder der Dienstleistung angekündigt, daher muss der Kunde aus ihm drei Dinge ohne zusätzliche Erklärungen erkennen können: was er zahlt, wie viel er zahlt und bis wann.

Eine gute Praxis ist, dass der Kostenvoranschlag die Nummer und das Ausstellungsdatum, die Angaben zu Verkäufer und Käufer, die Beschreibung der Positionen mit Menge und Einzelpreis, die Mehrwertsteuerberechnung nach Sätzen, den Gesamtbetrag und die Zahlungsreferenz enthält. Wenn die Gültigkeitsfrist begrenzt ist, schreiben Sie diese ausdrücklich hin, zum Beispiel "Der Kostenvoranschlag gilt bis zum 15.09.". So vermeiden Sie die Situation, dass der Kunde zu einem alten Preis überweist.

Bei Dienstleistungen ist es sinnvoll, eine kurze Beschreibung des Leistungsumfangs zur Position hinzuzufügen, denn "Beratungsdienstleistung, 1 Stk." sagt weder Ihnen noch dem Kunden etwas, wenn es zu einem Streit kommt.

Was ein Angebot ist und wodurch es sich vom Kostenvoranschlag unterscheidet

Ein Angebot geht der Vereinbarung voraus. Mit ihm werden dem Kunden Preis, Bedingungen und Frist vorgeschlagen, und erst mit der Annahme des Angebots entsteht eine Verpflichtung. Der Kostenvoranschlag kommt später, wenn der Auftrag bereits vereinbart ist und eine Anzahlung oder der gesamte Betrag vor der Lieferung in Rechnung gestellt werden soll.

In der Praxis bedeutet das, dass ein Angebot Optionen und Varianten enthalten kann (zum Beispiel ein Basispaket und ein erweitertes Paket), während der Kostenvoranschlag eindeutig sein sollte. Wenn Sie im Angebot mehrere Positionen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen angeben, zeigt der Generator die Summe für jeden Satz getrennt an, was nützlich ist, wenn der Kunde eine Aufschlüsselung verlangt.

Praxistipp: Nummerieren Sie Angebote und Kostenvoranschläge nach derselben Logik (zum Beispiel 2024-045) und führen Sie eine Übersicht darüber, welches Angebot zu einem Kostenvoranschlag geworden ist. Wenn der Kunde anruft und sagt "das Angebot von letztem Monat", löst die Nummer die Hälfte des Gesprächs.

Wie die Mehrwertsteuer im Kostenvoranschlag und im Angebot berechnet wird

Die Bemessungsgrundlage ist der Betrag ohne Mehrwertsteuer. Auf ihn wird der Satz angewendet, und der Gesamtbetrag ist die Summe aus Bemessungsgrundlage und Mehrwertsteuer. Wenn Sie Positionen mit unterschiedlichen Sätzen haben, wird die Mehrwertsteuer für jede Positionsgruppe separat berechnet, und die erhaltenen Beträge werden dann addiert. Deshalb ist es wichtig, dass jede Position den richtigen Satz zugewiesen bekommt und nicht das gesamte Angebot mit einem einzigen Satz behandelt wird.

Typische Fehler, die sich wiederholen:

1. Die Mehrwertsteuer wird auf den Gesamtbetrag berechnet, der bereits die Mehrwertsteuer enthält, sodass die Steuer doppelt berechnet wird.
2. Alle Positionen erhalten den allgemeinen Satz, obwohl ein Teil von ihnen einem besonderen Satz unterliegt.
3. Die Rundung erfolgt erst am Ende, sodass die Summe der Positionen nicht dem Gesamtbetrag entspricht.
4. Bei einem ausländischen Kunden wird die inländische Mehrwertsteuer berechnet, obwohl dafür keine Grundlage besteht.

Bei ausländischen Kunden prüfen Sie, ob der Umsatz befreit ist und was als Grund für die Befreiung angegeben wird. Wenn Sie unsicher sind, konsultieren Sie Ihren Buchhalter, bevor Sie das Dokument versenden, denn ein Fehler in der Grundlage erfordert später Korrekturen und zusätzliche Kommunikation.

Die häufigsten Fehler bei der Ausstellung von Kostenvoranschlägen und Angeboten

Neben der Berechnung bereiten kleine Formatfehler die meisten Probleme. Die Registernummer oder die Steueridentifikationsnummer fehlt, der Betrag ist nicht klar als "mit Mehrwertsteuer" oder "ohne Mehrwertsteuer" gekennzeichnet, und die Zahlungsreferenz unterscheidet sich von der im Angebot. Der Kunde überweist dann den falschen Betrag oder auf das falsche Konto, und Sie verbringen einen Tag damit, die Buchhaltung abzugleichen.

Achten Sie auch auf die Zahlungsfrist: Wenn eine angegeben ist, muss sie im Kostenvoranschlag und in der begleitenden E-Mail identisch sein. Wenn der Auftrag aus mehr als einem Dokument besteht, zum Beispiel ein Angebot mit mehreren Phasen und Anzahlungen, wird die manuelle Abstimmung von Nummern und Beträgen schnell zur Fehlerquelle. In solchen Fällen kann EVI Solutions dabei helfen, die Ausstellung von Dokumenten mit Ihrem System und Ihrer Buchhaltung zu verbinden, aber für einzelne Kostenvoranschläge und Angebote genügt ein Generator.

Laden Sie abschließend das PDF herunter und lesen Sie es wie ein Kunde: Erkennt man daraus, was gezahlt wird und warum. Wenn Sie das Dokument am Telefon erklären müssen, fehlt ihm wahrscheinlich ein Satz oder zwei Beschreibung.