Proforma, teklif ve fatura oluşturucu

Müşterinin Hemen Anlayacağı Bir Ön Fatura Nasıl Hazırlanır

Ön fatura (proforma fatura) bir fatura değildir ve bu, hem kendinize hem de müşteriye açıklığa kavuşturmanız gereken ilk şeydir. Mal veya hizmet tesliminden önce yapılacak ödemeyi bildirir, bu nedenle müşteri ek açıklama aramadan üç şeyi görebilmelidir: neyi ödediğini, ne kadar ödediğini ve ne zamana kadar ödeyeceğini.

İyi bir uygulama, ön faturanın numara ve düzenlenme tarihini, satıcı ve alıcı bilgilerini, miktar ve birim fiyatla birlikte kalem açıklamalarını, KDV'nin oranlara göre hesaplanmasını, toplam tutarı ve ödeme için referans numarasını içermesidir. Geçerlilik süresi sınırlıysa bunu açıkça yazın, örneğin "ön fatura 15.09 tarihine kadar geçerlidir". Böylece müşterinin eski fiyattan ödeme yapması durumunu önlersiniz.

Hizmetlerde kaleme kısa bir iş kapsamı açıklaması eklemek faydalıdır, çünkü "danışmanlık hizmeti, 1 adet" ne size ne de müşteriye bir anlaşmazlık durumunda hiçbir şey anlatmaz.

Teklif Nedir ve Ön Faturadan Farkı Ne

Teklif anlaşmadan önce gelir. Müşteriye fiyat, koşullar ve süre önerilir ve yükümlülük ancak teklifin kabul edilmesiyle doğar. Ön fatura ise daha sonra, iş zaten kararlaştırıldığında ve teslimattan önce avans veya toplam tutarın tahsil edilmesi gerektiğinde gelir.

Pratikte bu, teklifin seçenekler ve varyantlar içerebileceği (örneğin temel ve genişletilmiş paket), ön faturanın ise tek anlamlı olması gerektiği anlamına gelir. Teklifte farklı KDV oranlarına sahip birden fazla kalem belirtirseniz, oluşturucu her oran için toplamı ayrı ayrı gösterir; bu, müşteri döküm istediğinde faydalıdır.

Pratikten ipucu: teklifleri ve ön faturaları aynı mantıkla numaralandırın (örneğin 2024-045) ve hangi teklifin ön faturaya dönüştüğünün kaydını tutun. Müşteri arayıp "geçen ayki şu teklif" dediğinde, numara konuşmanın yarısını çözer.

Ön Faturada ve Teklifte KDV Nasıl Hesaplanır

Matrah, KDV hariç tutardır. Buna oran uygulanır ve toplam tutar matrah ile KDV'nin toplamıdır. Farklı oranlara sahip kalemleriniz varsa, KDV her kalem grubu için ayrı ayrı hesaplanır ve elde edilen tutarlar toplanır. Bu nedenle her kaleme doğru oranın atanması önemlidir; tüm teklifin tek bir oranla değerlendirilmemesi gerekir.

Sık tekrarlanan tipik hatalar:

1. KDV, zaten KDV içeren toplam tutar üzerinden hesaplanır ve vergi iki kez tahsil edilir.
2. Bir kısmı özel orana tabi olsa da tüm kalemlere genel oran uygulanır.
3. Yuvarlama en sonda yapılır ve kalemlerin toplamı genel tutarla uyuşmaz.
4. Yabancı müşteride, dayanak olmadığı halde yerel KDV tahsil edilir.

Yurt dışı alıcılarda işlemin muaf olup olmadığını ve muafiyet dayanağı olarak neyin belirtileceğini kontrol edin. Emin değilseniz, belgeyi göndermeden önce mali müşavirinize danışın; çünkü matrahtaki bir hata daha sonra düzeltmeler ve ek iletişim gerektirir.

Ön Fatura ve Teklif Düzenlerken En Sık Yapılan Hatalar

Hesaplamanın yanı sıra en çok sorun formatla ilgili küçük ayrıntılardan kaynaklanır. Vergi numarası veya sicil numarası eksiktir, tutar "KDV dahil" veya "KDV hariç" olarak açıkça belirtilmemiştir ve referans numarası tekliftekinden farklıdır. Müşteri bu durumda yanlış tutarı veya yanlış hesaba ödeme yapar ve siz gün boyu kayıtları uyumlu hale getirmekle uğraşırsınız.

Ödeme süresine de dikkat edin: belirtilmişse, ön faturada ve eşlik eden e-postada aynı olmalıdır. İş birden fazla belgeden oluşuyorsa, örneğin birden fazla aşama ve avans içeren bir teklifse, numaraların ve tutarların manuel olarak uyumlu hale getirilmesi hızla hata kaynağı haline gelir. Bu gibi durumlarda EVI Solutions, belge düzenlemenin sisteminize ve muhasebenize bağlanmasına yardımcı olabilir, ancak tek tek ön faturalar ve teklifler için bir oluşturucu yeterlidir.

Son olarak, PDF'i indirin ve bir müşteri gibi okuyun: neyin ve neden ödendiği anlaşılıyor mu. Belgeyi telefonda açıklamanız gerekiyorsa, muhtemelen bir iki cümlelik açıklama eksiktir.