Генератор предрачуна, понуде и фактуре

Како направити предрачун који купац одмах разуме

Предрачун (профактура) није фактура и то је прва ствар коју треба да разјасните и себи и купцу. Њиме се најављује уплата пре испоруке робе или услуге, па купац мора из њега да види три ствари без тражења додатних објашњења: шта плаћа, колико плаћа и до када.

Добра пракса је да предрачун садржи број и датум издавања, податке продавца и купца, опис ставки са количином и јединичном ценом, обрачун PDV-а по стопама, укупан износ и позив на број за плаћање. Ако је рок важења ограничен, напишите га експлицитно, на пример "предрачун важи до 15.09." Time избегавате ситуацију да купац уплати по старој цени.

Код услуга је корисно додати кратак опис обима посла уз ставку, јер "услуга консалтинга, 1 ком" не говори ништа ни вама ни купцу када дође до спора.

Шта је понуда и по чему се разликује од предрачуна

Понуда претходи договору. Њоме се купцу предлажу цена, услови и рок, а тек прихватањем понуде настаје обавеза. Предрачун долази касније, када је посао већ договорен и треба наплатити аванс или целокупан износ пре испоруке.

У пракси то значи да понуда може да садржи опције и варијанте (на пример основни и проширени пакет), док предрачун треба да буде једнозначан. Ако у понуди наведете више ставки са различитим PDV стопама, генератор ће приказати збир по свакој стопи посебно, што је корисно када купац тражи разраду.

Савет из праксе: нумеришите понуде и предрачуне по истој логици (на пример 2024-045) и водите евиденцију која је понуда прерасла у предрачун. Када купац позове и каже "она понуда од прошлог месеца", број решава пола разговора.

Како се рачуна PDV у предрачуну и понуди

Основица је износ без PDV-а. На њу се примењује стопа, а укупан износ је збир основице и PDV-а. Ако имате ставке са различитим стопама, PDV се рачуна за сваку групу ставки засебно, па се добијени износи сабирају. Зато је важно да свака ставка има исправно додељену стопу, а не да се цела понуда третира једном стопом.

Типичне грешке које се понављају:

1. PDV се обрачуна на укупан износ који већ садржи PDV, па се порез наплати двапут.
2. Све ставке добију општу стопу, иако део њих подлеже посебној стопи.
3. Заокруживање се ради на крају, па збир ставки не одговара укупном износу.
4. Код страног клијента се наплати домаћи PDV иако за то нема основа.

Код иностраних купаца проверите да ли је промет ослобођен и шта се наводи као основ за ослобођење. Ако нисте сигурни, консултујте књиговођу пре него што пошаљете документ, јер грешка у основу касније захтева исправке и додатну комуникацију.

Најчешће грешке при издавању предрачуна и понуда

Осим обрачуна, највише проблема праве ситнице у формату. Недостаје матични број или PIB, износ није јасно означен као "са PDV-ом" или "без PDV-а", а позив на број се разликује од оног у понуди. Купац тада уплати погрешан износ или на погрешан рачун, а ви проведете дан усклађујући евиденцију.

Водите рачуна и о року плаћања: ако је наведен, мора бити исти у предрачуну и у пратећем мејлу. Када је посао већи од једног документа, на пример понуда са више фаза и авансима, ручно усклађивање бројева и износа брзо постане извор грешака. У таквим случајевима EVI Solutions може да помогне да се издавање докумената повеже са вашим системом и књиговодством, али за појединачне предрачуне и понуде довољан је генератор.

На крају, преузмите PDF и прочитајте га као купац: да ли се из њега види шта се плаћа и зашто. Ако морате да објашњавате документ телефоном, вероватно му недостаје реченица или две описа.