Краткий ответ
Для малого офиса с регулярной печатью чаще всего лучший выбор это монохромный лазерный принтер с сетевым интерфейсом и автоматической двусторонней печатью, а при необходимости и со сканером (МФУ). Струйный принтер имеет смысл только если вам нужна цветная печать или фотографии в небольшом объеме. Перед покупкой рассчитайте стоимость одной страницы и проверьте цену и доступность тонера.
Как проявляется проблема
- Старый принтер постоянно требует тонер или зажевывает бумагу
- Печать медленная, и у общего принтера образуется очередь
- Нет возможности сканировать и копировать документы
- Расходы на печать непредсказуемы и их трудно планировать
- Принтер не подключен к сети, поэтому каждый печатает со своего компьютера
Частые причины
Неправильный тип устройства для объема печати
Струйные устройства дешевы при покупке, но дороги в расчете на страницу при ежедневной печати. Лазерный принтер выгоднее при большем объеме.
Отсутствие сетевого подключения
USB-принтер делится через один компьютер, поэтому остальные не могут печатать, когда этот компьютер выключен. Сетевая модель решает эту проблему.
Неучтенная стоимость расходных материалов
Цена тонера и картриджей часто превышает стоимость самого устройства. Оригинальный тонер дороже, а совместимый несет риск поломки.
Нет автоматической двусторонней печати
Без двусторонней печати расходуется вдвое больше бумаги, что быстро становится заметно на месячном уровне.
Недостаточная скорость и ресурс
Модели для домашнего использования имеют небольшой месячный ресурс и медленную печать, поэтому при нескольких пользователях возникают простои.
Пошаговое решение
- 1
Рассчитайте месячный объем печати
Просмотрите счета и документацию за последний месяц и оцените, сколько страниц в месяц вы печатаете. Если это до 300 страниц, достаточно устройства нижнего класса; для 500 до 2 000 страниц ищите модель с большим рекомендуемым месячным объемом. Это число является основой для всех остальных решений.
- 2
Решите, лазерный или струйный
Для черно-белой печати текста и документов выбирайте лазерный. Струйный берите, если вам нужна цветная печать, а объем небольшой, так как картриджи при редком использовании могут высохнуть. Если вы печатаете цвет регулярно и в большем объеме, посмотрите цветной лазерный или струйный принтер с резервуарами для чернил.
- 3
Проверьте стоимость одной страницы
Разделите цену тонера или картриджа на заявленное количество страниц (yield). Полученная сумма это ориентировочная стоимость одной страницы, и она важнее цены самого устройства. Сравните этот показатель для двух или трех рассматриваемых моделей.
- 4
Выбирайте сетевую модель с дуплексом
Ищите Ethernet-порт, а при необходимости и WiFi. Автоматический дуплекс (двусторонняя печать) экономит бумагу и время. Проверьте, поддерживает ли устройство печать с телефона через приложение производителя, если вам это нужно.
- 5
Рассмотрите МФУ со сканером
Если команда часто сканирует и копирует документы, стоит многофункциональное устройство (МФУ) со сканером и автоподатчиком документов (ADF). ADF с двусторонним сканированием ускоряет обработку договоров и форм. Это избавляет от покупки отдельного сканера.
- 6
Проверьте доступность тонера
Перед покупкой проверьте, легко ли приобрести оригинальный тонер и сколько он стоит. Избегайте моделей с редкими или дорогими расходными материалами, так как в долгосрочной перспективе это обойдется дороже. Узнайте также о гарантии и сервисной поддержке в России.
- 7
Подключите устройство к сети
Подключите принтер к сети через Ethernet-кабель или WiFi и зарезервируйте для него IP-адрес в роутере (резервирование DHCP). Затем добавьте его на компьютеры через
Параметры > Bluetooth и устройства > Принтеры и сканеры > Добавить устройство. Так все в офисе печатают без зависимости от одного компьютера. - 8
Сделайте пробную печать и замеры
Напечатайте десяток страниц текста и одну страницу с изображением, затем замерьте время и проверьте качество. В первые недели следите за расходом тонера и за тем, не зажевывает ли бумагу. Если проблемы повторяются, обратитесь по гарантии, пока устройство на гарантии.
Когда стоит подумать об аренде или сервисном договоре
Если вы печатаете несколько тысяч страниц в месяц или печать критична для бизнеса, рассмотрите аренду устройства с включенным сервисом и расходными материалами. Тогда вы не покупаете устройство, а платите ежемесячную плату в зависимости от количества страниц, а сервис и тонер покрываются договором. Это имеет смысл и когда у вас нет человека, который занимался бы обслуживанием. Для небольших офисов с периодической печатью покупка по-прежнему выгоднее. В любом случае перед подписанием договора запросите точный расчет стоимости одной страницы и условия сервиса.
Как избежать повторения
- Раз в месяц следите за количеством напечатанных страниц и уровнем тонера
- Используйте автоматический дуплекс и черновую печать там, где качество не критично
- Храните бумагу и тонер в сухом месте, вдали от источников тепла
- Регулярно обновляйте прошивку принтера через его веб-интерфейс
Когда лучше обратиться к специалисту
Если вы выбираете устройство для более чем десяти пользователей, печатаете конфиденциальные документы или вам нужна интеграция с сетью и правилами печати, обратитесь в IT-поддержку, чтобы вместе проверить требования и помочь с настройкой.
Обслуживание ИТ-инфраструктуры · Серверы, сети, резервное копирование, безопасность и helpdeskЧастые вопросы
Лазерный принтер всегда лучше струйного?
Не всегда. Лазерный выгоднее для регулярной черно-белой печати большего объема, а струйный имеет преимущество при цветной печати и фотографиях в небольшом объеме. Решение принимается прежде всего по типу и объему печати.
Насколько важен автоматический дуплекс?
Он очень полезен в офисе, так как вдвое сокращает расход бумаги и уменьшает толщину документов. Если у устройства нет дуплекса, бумагу можно переворачивать вручную, но это тратит время.
Можно ли использовать совместимые тонеры?
Это возможно, но несет риск худшего качества печати и поломки, которая может аннулировать гарантию. Если принтер на гарантии или печать критична, безопаснее использовать оригинальный тонер.