Kurze Antwort
Für ein kleines Büro mit regelmäßigem Druckbedarf ist meist ein Mono-Laserdrucker mit Netzwerkschnittstelle und automatischem Duplex die beste Wahl, bei Bedarf auch mit Scanner (MFP). Tintenstrahl ist nur sinnvoll, wenn Sie Farbdruck oder gelegentlich Fotos benötigen. Berechnen Sie vor dem Kauf die Kosten pro Seite und prüfen Sie Preis und Verfügbarkeit von Toner.
So erkennen Sie das Problem
- Der alte Drucker verlangt ständig nach Toner oder es kommt zu Papierstau
- Der Druck ist langsam und es bildet sich eine Warteschlange am gemeinsamen Drucker
- Es fehlt die Möglichkeit, Dokumente zu scannen und zu kopieren
- Die Druckkosten sind unvorhersehbar und schwer zu planen
- Der Drucker ist nicht mit dem Netzwerk verbunden, sodass jeder von seinem eigenen Computer druckt
Häufigste Ursachen
Falscher Gerätetyp für das Druckvolumen
Tintenstrahlgeräte sind in der Anschaffung günstig, aber pro Seite teuer, wenn täglich gedruckt wird. Laser ist bei höherem Volumen wirtschaftlicher.
Fehlende Netzwerkanbindung
Ein USB-Drucker wird von einem Computer freigegeben, sodass andere nicht drucken können, wenn dieser Computer ausgeschaltet ist. Ein Netzwerkmodell löst dieses Problem.
Vernachlässigte Verbrauchsmaterialkosten
Der Preis für Toner und Kartuschen übersteigt oft den Preis des Geräts selbst. Originaltoner ist teurer, kompatibler birgt das Risiko eines Defekts.
Kein automatischer Duplex
Ohne beidseitigen Druck wird doppelt so viel Papier verbraucht, was sich schnell auf Monatsbasis zeigt.
Unzureichende Geschwindigkeit und Kapazität
Heimgeräte haben ein geringes Monatsvolumen und drucken langsam, sodass es bei mehreren Nutzern zu Verzögerungen kommt.
Lösung Schritt für Schritt
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Berechnen Sie Ihr monatliches Druckvolumen
Sehen Sie Rechnungen und Unterlagen der letzten Monate durch und schätzen Sie, wie viele Seiten Sie monatlich drucken. Bis 300 Seiten reicht ein Gerät der niedrigeren Klasse; für 500 bis 2.000 Seiten suchen Sie ein Modell mit höherem empfohlenen Monatsvolumen. Diese Zahl ist die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.
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Entscheiden Sie Laser oder Tintenstrahl
Für Schwarzweißdruck von Text und Dokumenten wählen Sie Laser. Tintenstrahl nehmen Sie, wenn Sie Farbdruck benötigen und das Volumen gering ist, da Kartuschen bei seltener Nutzung eintrocknen können. Wenn Sie regelmäßig und in größerem Umfang farbig drucken, sehen Sie sich Farblaser oder Tintenstrahldrucker mit Tintentanks an.
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Prüfen Sie die Kosten pro Seite
Teilen Sie den Preis für Toner oder Kartusche durch die angegebene Seitenzahl (Yield). Der erhaltene Betrag sind die ungefähren Kosten pro Seite und wichtiger als der Preis des Geräts selbst. Vergleichen Sie diesen Wert für zwei oder drei Modelle, die Sie in Betracht ziehen.
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Wählen Sie ein Netzwerkmodell mit Duplex
Achten Sie auf einen Ethernet-Anschluss und bei Bedarf auf WiFi. Automatischer Duplex (beidseitiger Druck) spart Papier und Zeit. Prüfen Sie, ob das Gerät das Drucken vom Telefon über die Hersteller-App unterstützt, falls Sie das benötigen.
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Ziehen Sie ein MFP mit Scanner in Betracht
Wenn das Team häufig Dokumente scannt und kopiert, lohnt sich ein Multifunktionsgerät (MFP) mit Scanner und automatischem Dokumenteneinzug (ADF). Ein ADF mit beidseitigem Scannen beschleunigt die Bearbeitung von Verträgen und Formularen. So vermeiden Sie den Kauf eines separaten Scanners.
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Prüfen Sie die Tonerverfügbarkeit
Prüfen Sie vor dem Kauf, ob Originaltoner leicht erhältlich ist und was er kostet. Vermeiden Sie Modelle mit seltenem oder teurem Verbrauchsmaterial, da dies langfristig teurer wird. Erkundigen Sie sich auch nach Garantie und Serviceunterstützung in Serbien.
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Binden Sie das Gerät ins Netzwerk ein
Verbinden Sie den Drucker über ein Ethernet-Kabel oder WiFi mit dem Netzwerk und reservieren Sie ihm eine IP-Adresse im Router (DHCP-Reservierung). Fügen Sie ihn dann auf den Computern über
Einstellungen > Bluetooth und Geräte > Drucker und Scanner > Gerät hinzufügenhinzu. So drucken alle im Büro, ohne von einem einzelnen Computer abhängig zu sein. - 8
Führen Sie einen Testdruck und eine Messung durch
Drucken Sie etwa zehn Textseiten und eine Seite mit einem Bild, messen Sie die Zeit und prüfen Sie die Qualität. Beobachten Sie in den ersten Wochen, wie viel Toner verbraucht wird und ob es Papierstaus gibt. Wenn Probleme wiederholt auftreten, reklamieren Sie das Gerät, solange es noch Garantie hat.
Wann Miete oder Servicevertrag sinnvoll sind
Wenn Sie monatlich mehrere Tausend Seiten drucken oder der Druck für Ihr Geschäft kritisch ist, ziehen Sie die Miete eines Geräts mit integriertem Service und Verbrauchsmaterial in Betracht. Dann kaufen Sie kein Gerät, sondern zahlen eine monatliche Gebühr nach Seitenzahl, wobei Service und Toner durch den Vertrag abgedeckt sind. Das ist auch sinnvoll, wenn Sie keine Person haben, die sich um die Wartung kümmert. Für kleinere Büros mit gelegentlichem Druck ist der Kauf weiterhin wirtschaftlicher. Verlangen Sie in jedem Fall vor der Vertragsunterzeichnung eine genaue Berechnung der Kosten pro Seite und die Servicebedingungen.
So beugen Sie vor
- Überwachen Sie einmal monatlich die Anzahl der gedruckten Seiten und den Tonerstand
- Nutzen Sie automatischen Duplex und den Entwurfsmodus, wo die Qualität nicht entscheidend ist
- Lagern Sie Papier und Toner trocken und fern von Wärmequellen
- Aktualisieren Sie die Drucker-Firmware regelmäßig über die Weboberfläche des Geräts
Wann Sie einen Profi rufen sollten
Wenn Sie ein Gerät für mehr als zehn Benutzer auswählen, vertrauliche Dokumente drucken oder eine Integration in Netzwerk und Druckrichtlinien benötigen, wenden Sie sich an den IT-Support, um die Anforderungen gemeinsam zu prüfen und bei der Einrichtung zu helfen.
IT-Infrastruktur-Wartung · Server, Netzwerke, Backup, Sicherheit und HelpdeskHäufige Fragen
Ist Laser immer die bessere Wahl gegenüber Tintenstrahl?
Nicht immer. Laser ist wirtschaftlicher für regelmäßigen Schwarzweißdruck in größerem Umfang, während Tintenstrahl Vorteile bei Farbdruck und Fotos in geringem Umfang hat. Die Entscheidung hängt vor allem von Art und Umfang des Drucks ab.
Wie wichtig ist der automatische Duplex?
Er ist im Büro sehr nützlich, da er den Papierverbrauch halbiert und die Dicke von Dokumenten reduziert. Wenn das Gerät keinen Duplex hat, kann das Papier manuell gewendet werden, was aber Zeit kostet.
Kann ich kompatible Toner verwenden?
Das ist möglich, birgt aber das Risiko schlechterer Druckqualität und eines Defekts, der die Garantie ungültig machen kann. Wenn der Drucker noch Garantie hat oder der Druck kritisch ist, ist die Verwendung von Originaltoner sicherer.