Kostenloser E-Mail-Signatur-Generator

Wie Sie eine professionelle E-Mail-Signatur erstellen, die überall funktioniert

Eine gute E-Mail-Signatur hängt nicht von teurem Design ab, sondern von einigen technischen Entscheidungen, die getroffen werden, bevor Sie überhaupt anfangen, eine Farbe auszuwählen. E-Mail-Programme sind konservativ: Gmail, Outlook, Apple Mail und Thunderbird interpretieren HTML und CSS jeweils auf ihre eigene Weise. Deshalb sollte die Signatur einfach sein, ohne exotische Schriftarten und ohne Bilder, die von der lokalen Festplatte geladen werden.

Der Generator auf dieser Seite erstellt die Signatur als HTML-Tabelle mit eingebetteten Stilen. Das ist kein Zufall: Tabellen und Inline-Stile sind die einzige Kombination, die auch in Outlook unter Windows zuverlässig angezeigt wird, dem strengsten aller Clients. Flexible Layouts und externes CSS brechen in Outlook oft zusammen, sodass eine Signatur, die im Browser perfekt aussah, als eine Reihe unzusammenhängender Zeilen erscheint.

Was in die Signatur gehört und was Sie weglassen sollten

Eine Signatur ist eine Visitenkarte, keine Broschüre. Wenn Sie zu viel hineinpacken, hören die Leute auf, sie zu lesen.

1. Vor- und Nachname, ohne Spitznamen und ohne Großbuchstaben im gesamten Namen.
2. Position und Firmenname, kurz genug, um in eine Zeile zu passen.
3. Eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse, beide als Link.
4. Die Firmenwebsite, möglichst ohne "https://", damit sie lesbarer ist.
5. Optional: Logo oder Foto und eine Zeile mit Social-Media-Links.

Lassen Sie Zitate, Motivationsbilder, mehrzeilige rechtliche Hinweise und Animationen weg. Wenn ein rechtlicher Disclaimer für Sie verpflichtend ist, halten Sie ihn in einem Satz mit kleinerer Schrift.

Warum das Bild nicht angezeigt wird und wie Sie das lösen

Der häufigste Grund ist kein Fehler im Generator, sondern die Frage, woher das Bild kommt. Wenn Sie das Foto aus einem Ordner auf Ihrem Computer hineingezogen haben, ist ein Pfad wie C:\Users\... in die Signatur gelangt, der nur auf Ihrem Computer existiert. Der Empfänger kann dieses Bild nicht sehen.

Die Lösung besteht darin, dass das Bild im Internet verfügbar ist und die Signatur einen Link darauf enthält. Am praktischsten ist es, es auf der Firmenwebsite zu platzieren, zum Beispiel im Ordner /signaturen/, und im Generator die vollständige Adresse einzugeben. Achten Sie auf die Größe: Ein Bild mit einer Breite von etwa 100 bis 150 Pixeln und einem Gewicht von bis zu etwa fünfzig Kilobyte lädt schnell und erzeugt keinen unordentlichen Abstand.

Ein weiterer häufiger Fall ist, dass der Empfänger Outlook verwendet, das standardmäßig das automatische Laden von Bildern blockiert. Dann sieht er einen leeren Rahmen, bis er auf "Bilder anzeigen" klickt. Deshalb sollten Sie in die Signatur immer auch einen Textteil mit Name und Kontakt aufnehmen, damit die Nachricht auch ohne Bild verständlich ist.

Wie die Signatur auf dem Telefon und in allen Programmen funktioniert

Eine Signatur, die auf einem großen Monitor gut aussieht, kann auf einem schmalen Telefonbildschirm "zerbrechen". Zwei Dinge helfen dabei am meisten: eine feste Tabellenbreite von nicht mehr als etwa 600 Pixeln und eine Schriftgröße von 12 bis 14 Pixeln. Vermeiden Sie Schriftarten, die nicht weit verbreitet sind, wie verschiedene Skriptschriftarten. Arial, Helvetica, Verdana und Tahoma sind auf jedem Gerät vorhanden.

Wenn die Signatur fertig ist, senden Sie sie unbedingt an sich selbst und öffnen Sie die Nachricht auf dem Telefon, in der Gmail-App und in der Outlook-App. Das ist die schnellste Prüfung, ob sich die Tabelle korrekt zusammenzieht und ob sich die Links mit dem Finger anklicken lassen.

Praxistipp: Bevor Sie die Signatur in den Einsatz bringen, senden Sie eine Testnachricht an eine Adresse, an der Sie Outlook mit deaktiviertem automatischen Laden von Bildern verwenden. Wenn die Signatur auch dann ordentlich aussieht, wird sie sicherlich auch bei allen anderen gut aussehen.

Die häufigsten Fehler bei der Erstellung einer Signatur

• Zu viele Farben. Zwei Farben reichen aus: eine für den Namen, eine für den übrigen Text.
• Bild ohne Textalternative. Wenn das Bild nicht geladen wird, darf die Signatur nicht ihren Sinn verlieren.
• Unterschiedliche Signaturen im selben Unternehmen. Wenn jeder seine eigene erstellt, zerfasert die Marke. Für ein Team von zehn und mehr Personen ist eine zentrale Einrichtung über Microsoft 365 oder Google Workspace die zuverlässigere Lösung, und EVI Solutions kann das für Sie einrichten, wenn das Problem einen einzelnen Generator übersteigt.
• Fehlende Prüfung nach einer Änderung. Wenn Sie Ihre Telefonnummer ändern, ändern Sie sie auch in der Signatur, sonst lebt der alte Kontakt monatelang weiter.