Kurze Antwort
Wenn eine E-Mail nicht ankommt, prüfen Sie zuerst, ob die Domain korrekte MX-Einträge hat, die auf einen Mailserver zeigen, der Post für diese Adresse annimmt. Prüfen Sie dann, ob dieser Server läuft, ob das Postfach voll ist und ob die Nachricht abgelehnt oder still verworfen wird. Mit Nachrichtenkopfzeilen und Server-Logs lässt sich die Ursache meist in wenigen Schritten finden.
So erkennen Sie das Problem
- Der Absender erhält eine Fehlermeldung oder eine zurückgewiesene E-Mail (Bounce)
- E-Mails von einer Adresse kommen nicht an, von anderen Adressen jedoch normal
- Nachrichten verschwinden ohne Fehlermeldung beim Absender
- E-Mail kommt mit großer Verzögerung von mehreren Stunden an
- Der Empfang funktioniert bei einer Adresse der Domain, bei einer anderen nicht
Häufigste Ursachen
Falsche oder fehlende MX-Einträge
Die Domain hat keinen MX-Eintrag oder zeigt auf einen Server, der keine Post mehr annimmt. Das passiert oft nach einem Hosting- oder DNS-Wechsel.
Mailserver läuft nicht oder Postfach ist voll
Der Mailserver ist vorübergehend nicht erreichbar, oder das Postfachkontingent ist ausgeschöpft, sodass der Server neue Nachrichten ablehnt.
Falsch konfigurierte Adresse oder Weiterleitung
Die Adresse existiert auf dem Server nicht, oder eine Weiterleitungsregel ist falsch konfiguriert, sodass die Nachricht ins Leere läuft.
Blockade beim Absender oder Empfänger
Spamfilter, RBL-Listen oder Serverregeln weisen Nachrichten ab, bevor sie das Postfach erreichen.
Problem mit SPF, DKIM oder DMARC
Wenn die Domain des Absenders keine korrekte Authentifizierung hat, kann der Empfänger die Nachricht ablehnen oder verwerfen.
Lösung Schritt für Schritt
- 1
MX-Einträge der Domain prüfen
Öffnen Sie ein DNS-Prüfwerkzeug (zum Beispiel
nslookupin der Eingabeaufforderung) und geben Sienslookup -type=MX ihre-domain.deein. Die erhaltene Liste muss einen Mailserver enthalten, der tatsächlich Post für diese Domain annimmt. Ist die Liste leer oder zeigt sie auf einen alten Server, liegt das Problem bei den DNS-Einträgen. - 2
MX mit den Hosting-Einstellungen vergleichen
Suchen Sie im Hosting-Kontrollpanel (cPanel, Plesk oder ähnlich) den Bereich für DNS-Zonen und vergleichen Sie die MX-Einträge mit denen, die der Mailanbieter empfiehlt. Achten Sie auf die Priorität (Preference) und den Punkt am Ende des Servernamens.
- 3
Prüfen, ob der Mailserver Post annimmt
Prüfen Sie über die Kommandozeile, ob der Mailserver eine Verbindung auf Port 25 akzeptiert. Unter Windows ist Telnet oft nicht standardmäßig installiert, daher können Sie in PowerShell
Test-NetConnection mail.ihre-domain.de -Port 25ausführen; wenn Telnet vorhanden ist, genügttelnet mail.ihre-domain.de 25. Wird die Verbindung hergestellt, ist der Port offen und der Dienst nimmt Verbindungen an, was aber noch nicht garantiert, dass er Post für Ihre Domain annimmt. Schlägt die Verbindung fehl, prüfen Sie, ob der Maildienst aktiv ist, und beachten Sie, dass viele Anbieter ausgehenden Port 25 blockieren. - 4
Postfach und Kontingent prüfen
Melden Sie sich im Webmail oder im Kontrollpanel an und sehen Sie nach, wie voll das Postfach ist. Ist das Kontingent erreicht, erstellen Sie eine Sicherung (Archiv) älterer Nachrichten, bevor Sie sie löschen, oder erhöhen Sie das Kontingent, und bitten Sie den Absender, die E-Mail erneut zu senden.
- 5
Kopfzeilen der zurückgewiesenen Nachricht ansehen
Wenn der Absender einen Bounce erhält, bitten Sie ihn, Ihnen den vollständigen Fehlertext zu senden. Darin steht der genaue Grund, zum Beispiel
550 5.1.1 User unknownoder452 4.2.2 Mailbox full, was die Ursache sofort eingrenzt. - 6
Weiterleitungsregeln und Filter prüfen
Suchen Sie in den Maileinstellungen nach Weiterleitungsregeln und Spamfiltern. Deaktivieren Sie vorübergehend eine Regel, die Post an eine andere Adresse weiterleitet, und senden Sie eine Test-E-Mail von einer anderen Adresse.
- 7
Test-E-Mail von einer externen Adresse senden
Senden Sie eine Nachricht von einem Gmail- oder Outlook-Konto an die betroffene Adresse und beobachten Sie, ob sie ankommt. Kommt sie an, liegt das Problem wahrscheinlich beim Absender oder bei der Authentifizierung seiner Domain.
- 8
Logs des Mailservers prüfen
Wenn Sie Zugriff auf die Logs haben, suchen Sie nach Einträgen für den Zeitpunkt, zu dem die E-Mail gesendet wurde. Darin sehen Sie, ob die Nachricht empfangen, abgelehnt oder weitergeleitet wurde, was die zuverlässigste Methode ist, um festzustellen, wo sie verloren geht.
Wenn nichts hilft
Wenn die MX-Einträge korrekt aussehen, der Server läuft und das Postfach nicht voll ist, die E-Mail aber weiterhin nicht ankommt, wenden Sie sich mit der genauen Sendezeit, der Absenderadresse und dem Fehlertext an Ihren Mail- oder Hosting-Anbieter. Bitten Sie ihn, die Logs für diesen Zeitraum zu prüfen und festzustellen, ob die Domain auf einer Blacklist steht. Öffnen Sie in der Zwischenzeit eine alternative Adresse bei einem anderen Anbieter, damit der Geschäftsbetrieb nicht zum Stillstand kommt. Liegt das Problem bei der Authentifizierung der Absenderdomain, besteht die Lösung in der Konfiguration von SPF-, DKIM- und DMARC-Einträgen, wozu es einen separaten Artikel gibt.
So beugen Sie vor
- Prüfen Sie die MX-Einträge regelmäßig nach jedem Hosting- oder DNS-Wechsel
- Behalten Sie die Postfachauslastung im Blick und erhöhen Sie das Kontingent rechtzeitig
- Führen Sie eine Übersicht über Weiterleitungsregeln und Filter
- Testen Sie den Empfang von einer externen Adresse nach jeder Änderung im Mailbereich
Wann Sie einen Profi rufen sollten
Wenn Sie keinen Zugriff auf die DNS-Zone, die Mailserver-Logs oder das Hosting-Kontrollpanel haben, stößt die eigenständige Prüfung schnell an ihre Grenzen. In diesem Fall wenden Sie sich besser an den IT-Support oder den Anbieter, der Logs und DNS mit Administratorrechten prüfen kann.
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Wie lange dauert es, bis eine MX-Änderung wirksam wird?
Eine Änderung der MX-Einträge wird in der Regel innerhalb weniger Stunden wirksam, kann aber aufgrund von DNS-Caching und TTL-Werten bis zu 48 Stunden dauern. In dieser Zeit kann Post sowohl an der alten als auch an der neuen Adresse ankommen.
Warum kommt eine E-Mail von einer Adresse an, von einer anderen nicht?
Meist liegt das Problem beim Absender, zum Beispiel bei der Authentifizierung seiner Domain oder im Spamfilter. Selten ist der Server des Empfängers die Ursache, aber es lohnt sich, die Logs für den genauen Sendezeitpunkt zu prüfen.
Kann ich die MX-Einträge selbst prüfen?
Ja, mit dem Befehl `nslookup -type=MX domain.de` oder einem öffentlichen DNS-Tool. Es genügt zu sehen, ob der Eintrag existiert und auf welchen Server er zeigt.