Kurze Antwort
Wenn E-Mails von Ihrer Domain im Spam landen, ist die häufigste Ursache ein fehlender oder fehlerhafter SPF-, DKIM- und DMARC-Eintrag im DNS. Richten Sie einen SPF-Eintrag mit den autorisierten Mailservern ein, aktivieren Sie die DKIM-Signierung in Ihrem E-Mail-Dienst und fügen Sie einen DMARC-Eintrag im Überwachungsmodus hinzu. Überprüfen Sie nach der DNS-Propagierung die Ergebnisse und verschärfen Sie die Richtlinie schrittweise.
So erkennen Sie das Problem
- E-Mails, die von Ihrer Geschäftsdomain gesendet werden, landen im Ordner Junk oder Spam
- Empfänger sehen die Nachricht nicht oder öffnen sie erst nach mehreren Tagen
- Antworten auf Ihre E-Mails kommen als unzustellbar oder abgelehnt zurück
- Gmail und Outlook zeigen eine Warnung an, dass die Nachricht nicht verifiziert wurde
- Kunden beschweren sich, dass sie Rechnungen und Benachrichtigungen nicht erhalten, die Sie ihnen senden
Häufigste Ursachen
Kein SPF-Eintrag oder unvollständig
Die Domain hat keinen TXT-Eintrag, der die Server auflistet, die autorisiert sind, E-Mails in ihrem Namen zu senden. Empfänger können daher nicht bestätigen, dass die Nachricht von einer legitimen Infrastruktur stammt.
DKIM-Signatur nicht aktiviert
Der E-Mail-Dienst signiert Nachrichten nicht mit einem privaten Schlüssel oder der öffentliche Schlüssel wurde nicht im DNS veröffentlicht. Ohne Signatur kann der Empfänger nicht prüfen, ob die Nachricht auf dem Weg verändert wurde.
DMARC-Eintrag fehlt oder ist zu streng
Ohne DMARC-Eintrag erhalten Sie keine Berichte darüber, wer E-Mails im Namen der Domain sendet. Wenn die Richtlinie sofort auf `reject` gesetzt wird, können legitime E-Mails abgelehnt werden.
E-Mails werden über einen nicht aufgeführten Server gesendet
Website, Anwendung oder Drucker senden E-Mails über einen SMTP-Server, der nicht im SPF-Eintrag aufgeführt ist. Solche Nachrichten wirken wie gefälscht und landen leicht im Spam.
Schlechte Reputation der Domain oder IP-Adresse
Eine neue Domain, eine große Anzahl von Nachrichten auf einmal oder Beschwerden von Empfängern beeinträchtigen die Reputation. Selbst korrekte Einträge helfen dann nicht sofort.
Lösung Schritt für Schritt
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Überprüfen Sie die aktuellen DNS-Einträge
Öffnen Sie ein DNS-Prüftool oder die Kommandozeile und prüfen Sie die TXT-Einträge der Domain. Unter Windows können Sie
nslookup -type=TXT ihre-domain.deverwenden, unter macOS oder Linuxdig TXT ihre-domain.de. Notieren Sie, was vor den Änderungen vorhanden ist, damit Sie wissen, wohin Sie zurückkehren können, falls etwas schiefgeht. - 2
Erstellen Sie einen SPF-Eintrag
Fügen Sie im DNS-Panel Ihres Hosters oder Registrars einen TXT-Eintrag für die Root-Domain mit einem Wert hinzu, der mit
v=spf1beginnt. Geben Sie alle Dienste an, die E-Mails im Namen der Domain senden, zum Beispielinclude:für Ihren E-Mail-Anbieter, und beenden Sie mit~all, bis Sie sicher sind, dass alles abgedeckt ist. Fügen Sie niemals zwei SPF-Einträge hinzu, da Empfänger die Domain dann als fehlerhaft behandeln. - 3
Aktivieren Sie DKIM im E-Mail-Dienst
Suchen Sie in der Verwaltung Ihres E-Mail-Dienstes den Bereich für Domain und Authentifizierung und aktivieren Sie DKIM. Der Dienst zeigt Ihnen einen Selektor und einen öffentlichen Schlüssel an, die Sie als TXT-Eintrag veröffentlichen müssen, normalerweise unter einer Adresse der Form
selektor._domainkey.ihre-domain.de. Warten Sie die Propagierung ab, senden Sie dann eine Test-E-Mail und prüfen Sie, ob die Signatur bestanden wurde. - 4
Fügen Sie einen DMARC-Eintrag im Überwachungsmodus hinzu
Veröffentlichen Sie einen TXT-Eintrag unter
_dmarc.ihre-domain.demit dem Wertv=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@ihre-domain.de. Dieser Modus lehnt keine E-Mails ab, sendet Ihnen aber Berichte darüber, wer E-Mails im Namen der Domain sendet. Richten Sie die Berichtsadresse auf ein Postfach, das Sie regelmäßig lesen. - 5
Senden Sie Test-E-Mails
Senden Sie eine Nachricht an Gmail, Outlook und an eine Adresse auf Ihrer eigenen Domain. Öffnen Sie in Gmail die Nachricht, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Original anzeigen, um die Ergebnisse der SPF-, DKIM- und DMARC-Prüfung zu sehen. Wenn etwas fehlschlägt, kehren Sie zu dem Eintrag zurück, der als Problem markiert wurde.
- 6
Analysieren Sie die DMARC-Berichte
Überprüfen Sie nach einigen Tagen die Berichte, die von Empfängern gesendet werden. Achten Sie auf IP-Adressen und Dienste, die E-Mails senden, aber nicht im SPF-Eintrag aufgeführt sind. Fügen Sie sie dem SPF hinzu oder deaktivieren Sie den Versand über sie und prüfen Sie erneut.
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Verschärfen Sie die Richtlinie schrittweise
Wenn die Berichte zeigen, dass alle legitimen E-Mails durchkommen, ändern Sie die DMARC-Richtlinie von
p=noneaufp=quarantineund später aufp=reject. Lassen Sie zwischen den Änderungen einige Tage Zeit, um die Wirkung zu sehen. Eine plötzliche Änderung aufrejectkann legitime E-Mails ablehnen. - 8
Überprüfen Sie die Reputation der Domain
Melden Sie Ihre Domain bei Google Postmaster Tools an, wenn Sie größere Mengen E-Mails senden, und verfolgen Sie die Reputation. Prüfen Sie auch, ob Domain und IP nicht auf Blacklists stehen. Wenn ja, stellen Sie einen Antrag auf Entfernung und reduzieren Sie das Versandvolumen, bis sich die Reputation erholt hat.
Wenn E-Mails auch nach der Einrichtung im Spam landen
Überprüfen Sie den Inhalt der Nachrichten: zu viele Bilder, große Anhänge, kurze Links und Wörter, die an Werbung erinnern, erhöhen die Wahrscheinlichkeit für Spam. Stellen Sie sicher, dass die Domain einen korrekten MX-Eintrag hat und dass E-Mails von einem Server gesendet werden, dessen PTR-Eintrag mit dem Namen übereinstimmt. Wenn Sie einen externen Versanddienst nutzen, prüfen Sie, ob die Domain dort verifiziert ist und ob der Dienst zusätzliche Einträge verlangt. Für geschäftliche E-Mails sollten Sie den Versand über einen Anbieter mit guter Reputation in Betracht ziehen und eine neue Domain durch schrittweise Erhöhung der Nachrichtenzahl aufwärmen. Denken Sie daran, dass DNS-Änderungen erst nach einigen Stunden sichtbar werden, ziehen Sie also keine voreiligen Schlüsse.
So beugen Sie vor
- Überprüfen Sie regelmäßig die DMARC-Berichte und fügen Sie neue Dienste sofort dem SPF-Eintrag hinzu
- Veröffentlichen Sie niemals zwei SPF-Einträge und halten Sie die Gesamtzahl der `include`-Einträge unter Kontrolle
- Aktivieren Sie DKIM für jeden Dienst, der E-Mails im Namen der Domain sendet
- Verfolgen Sie die Reputation der Domain und reagieren Sie auf Beschwerden von Empfängern
Wann Sie einen Profi rufen sollten
Wenn Sie keinen Zugriff auf das DNS-Panel haben, nicht wissen, welche Dienste E-Mails im Namen der Domain senden, oder nach Änderungen legitime E-Mails nicht mehr ankommen, sollten Sie sich an den IT-Support wenden. Ein falscher DMARC- oder SPF-Eintrag kann geschäftliche E-Mails ablehnen, bis er korrigiert wird.
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Wie lange dauert es, bis DNS-Änderungen sichtbar werden?
Änderungen werden normalerweise innerhalb weniger Stunden sichtbar, können aber aufgrund von Caching bis zu 24 bis 48 Stunden dauern. Senden Sie eine Test-E-Mail erst, wenn die Prüfung die neuen Einträge anzeigt.
Kann ich DMARC sofort auf reject setzen?
Das wird nicht empfohlen. Verwenden Sie zuerst `p=none` und verfolgen Sie die Berichte, wechseln Sie dann schrittweise zu `quarantine` und `reject`, wenn Sie sicher sind, dass alle legitimen E-Mails durchkommen.
Was ist, wenn ich mehrere Dienste zum Versand von E-Mails nutze?
Jeder Dienst muss im SPF-Eintrag enthalten sein oder E-Mails mit einem DKIM-Schlüssel für Ihre Domain signieren. Prüfen Sie die Dokumentation jedes Dienstes und fügen Sie die genauen `include`-Werte hinzu.