PDF-Dateien zu einem Dokument zusammenfügen

Wie Sie mehrere PDF Dateien zu einem Dokument zusammenfügen

Der Ablauf ist immer derselbe, egal wie viele Dateien Sie haben. Fügen Sie zunächst alle PDFs, die Sie zusammenfügen möchten, in das Tool ein, indem Sie auf die Schaltfläche klicken oder die Dateien in den Browser ziehen. Ordnen Sie sie dann in der Reihenfolge an, in der die Seiten im endgültigen Dokument erscheinen sollen. Die Reihenfolge ist keine kosmetische Angelegenheit: Wenn Sie ein Angebot mit Anlagen zusammenfügen, muss die Anlage nach dem Angebot kommen und nicht davor. Starten Sie abschließend den Zusammenfügevorgang und laden Sie die fertige Datei herunter.

Beachten Sie einen Punkt, den viele übersehen: Die Reihenfolge wird nach Dateien bestimmt, nicht nach einzelnen Seiten. Wenn Sie aus einem PDF nur die dritte Seite benötigen, extrahieren Sie diese Seite zuerst und fügen Sie sie dann der Liste zum Zusammenfügen hinzu. Wenn dasselbe Dokument sowohl Hoch- als auch Querformat enthält, ist das völlig in Ordnung, prüfen Sie jedoch vor dem Versenden, wie es auf dem Bildschirm aussieht.

Was das Zusammenfügen von PDF Dateien ist und wann Sie es nutzen

Beim Zusammenfügen von PDFs werden alle Seiten aus mehreren Dokumenten in eine neue PDF kopiert, und zwar in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge. Anders als beim Drucken in PDF oder beim Scannen wird der Inhalt der Seiten nicht verändert: Text bleibt Text, Bilder bleiben Bilder, und Links sowie Lesezeichen innerhalb der Dokumente bleiben weitgehend erhalten.

Typische Situationen, in denen Sie das benötigen:

• Bewerbungsunterlagen, die aus Antrag, Nachweisen und Erklärungen bestehen
• Ausschreibungen mit Angebot, technischer Spezifikation und Anlagen
• Verträge mit Nachträgen und allgemeinen Bedingungen
• gescannte Dokumente, die der Scanner als mehrere separate Dateien gespeichert hat
• Monatsberichte, die Sie in einem Jahresdokument zusammenfassen möchten

Bei gescannten Dokumenten ist besonders wichtig, dass alle Teile mit derselben Auflösung und in derselben Ausrichtung gescannt wurden, da sich Unterschiede in der Seitengröße beim Öffnen des Dokuments als ungleichmäßige Ränder zeigen.

Die häufigsten Fehler beim Zusammenfügen von PDFs

Der erste und häufigste Fehler ist die falsche Reihenfolge. Erstellen Sie vor dem Zusammenfügen eine kurze Liste im Kopf oder auf Papier: Was kommt zuerst, was danach, was zuletzt. Der zweite Fehler ist die doppelte Einbindung von Seiten, die leicht passiert, wenn Sie dieselbe Datei zweimal hinzufügen und dies in der Liste nicht bemerken. Der dritte ist das Zusammenfügen eines passwortgeschützten Dokuments: Eine solche PDF muss zuerst entsperrt werden, da das Tool sonst die Seiten nicht lesen kann.

Hier eine kurze Checkliste, bevor Sie die zusammengefügte Datei herunterladen:

1. Prüfen Sie, ob alle Dateien auf der Liste stehen und keine doppelt hinzugefügt wurde.
2. Prüfen Sie die Reihenfolge, insbesondere bei Dokumenten mit nummerierten Anlagen.
3. Öffnen Sie die zusammengefügte PDF und blättern Sie bis zum Ende, da Fehler meist an den Übergängen zwischen Dokumenten sichtbar werden.
4. Prüfen Sie, ob alle Seiten dieselbe Größe und Ausrichtung haben.

Fachtipp: Wenn das Dokument zum Drucken oder in eine Gerichtsakte gehen soll, fügen Sie die Seitennummerierung erst nach dem Zusammenfügen hinzu, und zwar in der fertigen Datei. Wenn Sie vor dem Zusammenfügen nummerieren, erhalten Sie zwei Zahlenfolgen, die nicht übereinstimmen.

Wie Sie Qualität und Sicherheit der Dokumente erhalten

Die Qualität geht nicht verloren, weil beim Zusammenfügen keine erneute Komprimierung der Seiten erfolgt: Der Inhalt wird so kopiert, wie er ist. Zu Qualitätsverlusten kommt es in anderen Schritten, zum Beispiel wenn Sie mit niedriger Auflösung scannen oder wenn Sie die PDF vor dem Zusammenfügen mit einem Tool "optimieren", das Bilder aggressiv verkleinert. Daher ist es am besten, die Originaldateien zusammenzufügen und nicht deren zuvor komprimierte Versionen.

Bei vertraulichen Dokumenten bedeutet die Verarbeitung im Browser, dass die Datei Ihren Computer nicht verlässt. Das ist wichtig bei Verträgen, Angeboten und Finanzberichten. Beachten Sie jedoch, dass die Sicherheit auch von der Umgebung abhängt: Auf einem gemeinsam genutzten oder öffentlichen Rechner bleibt die heruntergeladene Datei im Download Ordner, daher sollten Sie sie nach der Arbeit löschen.

Wenn in Ihrem Unternehmen täglich Hunderte PDFs zusammengefügt und verarbeitet werden, wird die manuelle Arbeit zum Engpass. EVI Solutions entwickelt automatisierte Lösungen, die Dokumente selbstständig herunterladen, sortieren und nach von Ihnen definierten Regeln zusammenfügen, zum Beispiel nach Datum oder Kundenname.