Спајање PDF фајлова у један документ

Како спојити више PDF фајлова у један документ

Поступак је увек исти без обзира на то колико фајлова имате. Најпре у алат додајте све PDF-ове које желите да спојите, кликом на дугме или превлачењем фајлова у прегледач. Затим их поређајте по реду којим ће се странице наћи у коначном документу. Редослед није козметичка ствар: ако спајате понуду са прилозима, прилог мора доћи после понуде, а не пре ње. На крају покрените спајање и преузмите готов фајл.

Обратите пажњу на једну ствар коју људи често превиде: редослед се одређује по фајловима, а не по појединачним страницама. Ако вам из једног PDF-а треба само трећа страна, прво издвојите ту страну, па је онда додајте у списак за спајање. Такође, ако у истом документу имате и портрет и пејзаж оријентацију, то је сасвим у реду, али проверите како изгледа на екрану пре него што пошаљете документ даље.

Шта је спајање PDF фајлова и када га користите

Спајање PDF-а значи да се све странице из више докумената копирају у један нови PDF, по реду који ви одредите. За разлику од штампања у PDF или скенирања, овде се не мења садржај страница: текст остаје текст, слике остају слике, а линкови и ознаке унутар докумената углавном се задржавају.

Типичне ситуације у којима вам то треба:

• конкурсна документација која се састоји од пријаве, доказа и изјава
• тендер са понудом, техничком спецификацијом и прилозима
• уговор са анексима и општим условима
• скенирани документи које је скенер сачувао као више одвојених фајлова
• извештаји по месецима које желите у једном годишњем документу

Код скенираних докумената посебно је важно да сви делови буду скенирани истом резолуцијом и у истој оријентацији, јер се разлике у величини странице виде као неравномерни оквири када се документ отвори.

Најчешће грешке при спајању PDF-ова

Прва и најчешћа грешка је погрешан редослед. Пре спајања направите кратак списак у глави или на папиру: шта иде прво, шта друго, шта је последње. Друга грешка је дуплирање страница, које се лако деси када исти фајл додате два пута, а не приметите то у списку. Трећа је спајање документа који је заштићен лозинком: такав PDF мора прво да се откључа, иначе алат не може да му прочита странице.

Ево кратке контролне листе пре него што преузмете спојен фајл:

1. Проверите да ли су сви фајлови на списку и да ниједан није додат двапут.
2. Проверите редослед, посебно код докумената са нумерисаним прилозима.
3. Отворите спојен PDF и листајте до краја, јер се грешке најчешће виде на прелазима између докумената.
4. Проверите да ли су све странице исте величине и оријентације.

Стручни савет: ако документ треба да иде на штампу или у судски спис, додајте нумерацију страница тек после спајања, на готовом фајлу. Ако је нумеришете пре спајања, добићете два низа бројева који се не поклапају.

Како сачувати квалитет и безбедност докумената

Квалитет се не губи зато што спајање не врши поновно компресовање страница: садржај се копира онакав какав јесте. До губитка квалитета долази у другим корацима, на пример када скенирате у ниској резолуцији или када PDF пре спајања "оптимизујете" алатом који агресивно смањује слике. Зато је најбоље да спајате оригиналне фајлове, а не њихове претходно сажете верзије.

Када су у питању поверљиви документи, обрада у прегледачу значи да фајл не напушта ваш рачунар. То је важно код уговора, понуда и финансијских извештаја. Ипак, имајте на уму да безбедност зависи и од окружења: на заједничком или јавном рачунару преузети фајл остаје у фолдеру за преузимање, па га после рада обришите.

Ако у фирми свакодневно спајате и обрађујете стотине PDF-ова, ручни рад постаје уско грло. EVI Solutions прави аутоматизована решења која сама преузимају, сортирају и спајају документе по правилима која дефинишете, на пример по датуму или називу клијента.